Delegasyon 101: Nelerin Delege Edileceğini Belirlemek
(leaddev.com)Neden yapılacaklar listesi durmadan uzayıp gider? Şu egzersizi sadece 10 dakika deneyip neleri delege edebileceğini ayıralım.
1. adım: Yapılacaklar listesi oluşturma (birkaç dakika)
-
Artık yapmayı bırakmak istediğin tekrar eden işler neler?
-
Birisi ekibe her yeni katıldığında ya da ekipten ayrıldığında her seferinde elle yaptığın işler neler?
-
Gelecek hafta uzun bir tatile çıksan, döndüğünde çözülmüş olduğunu görmekten mutlu olacağın tam bir sorun ne olurdu?
2. adım: Yapılacaklar listesini 'yalnızca senin yapabileceğin işler' ve 'delegasyon adayı' olarak ayırma (birkaç dakika)
"Yalnızca senin yapabileceğin" işleri ayırmanın yolları
- Yönetici olarak yaptığın işler: masraf onayı, izin onayı, performans değerlendirmeleri, teklif mektubu yazma ve bunun dışında gizli bilgileri işleyebilen tek kişi sen olduğunda. (→ bunu kendi yöneticinden ya da bir çalışma arkadaşından istemeyi de deneyebilirsin)
- Yetkiyle ilgili işler: yetki verme taleplerini gözden geçirebilen, onaylayabilen ve fiilen yetkiyi verebilen tek kişi sen olduğunda. (→ onaylayanların sayısını artırarak tek kişi olmaktan çıkabilirsin)
- Bağlamla ilgili işler: bir toplantıya yalnızca sen katıldığında ama ekiple paylaşılması gereken bilgiler olduğunda ya da bir ekip arkadaşının performansı için çok önemli bir geri bildirimi yalnızca sen duyduğunda. (→ bu bilgi ya da bağlamı dokümante edebilirsin)
- Son tarihle ilgili işler: acilen halledilmesi gerekiyor ama delege etmeye zaman yoksa. (→ son tarihler genelde düşündüğünden daha esnektir. Tarihi erteleyip erteleyemeyeceğini sormaktan zarar gelmez)
Yalnızca senin yapabileceğin gibi görünen ama aslında delege edilebilen işler
- Birden fazla kişinin katıldığı toplantılardan çıkan aksiyon maddeleri: bunu yapacağını sen söylemiş olsan bile zamanında bitiremeyecek gibiysen, uygunluğunu yeniden değerlendirip delege et.
- Geri bildirim: birisi senden geri bildirim istedi diye bunu yalnızca sen verebilirsin diye bir şey yok. Geri bildirim verebilecek yeni birini talep sahibine uygun şekilde tanıtırsan, delege etmen sorun olmaz.
- Duyurular: sağlıklı bir ekipte önemli haberler birden fazla kişiden gelebilir. Bunun için bilinçli çaba göster.
- Doğrudan senden istenen işler: doğrudan senden istenmiş olsa bile delege edilebilir. O işi yapabilecek başka iyi insanların da olduğunu göstermenin bir fırsatı olabilir.
3. adım: Daha fazla öğeyi delegasyon adayı sütununa taşıma
-
Yalnızca senin yapabileceğin işleri öncelik sırasına koy ve sadece 5 tane bırak.
-
Şu anda gerçekten senin yapacağın işler yalnızca o 5 tanesi. Geri kalan her şeyi delegasyon adayına taşı.
4. adım: Delegasyon adaylarını 'çaba' ve 'etki'ye göre sıralama (birkaç dakikadan kısa)
-
(Sen yapmasan bile) az çabayla yapılabilecek işler olup olmadığını ve yapıldığında etkisinin yüksek olup olmadığını ayır. Bunun tek bir doğru cevabı yok; kusursuz ayırmaya çalışma, ilk içgüdünü takip et.
-
More impact, More effort: delege ederek en çok zamanı tasarruf edeceğin işlerdir. Önce bunları delege et.
-
More impact, Less effort: bunları sen de kolayca yapabilirsin ama ekip arkadaşın meydan okuma istiyorsa delege edebilirsin.
-
Less impact, More effort: otomasyonu düşün.
-
Less impact, Less effort: listeden çıkarmayı düşün.
5. adım: Delege edilecek 5 öğe seçme
-
Delegasyon adaylarını öncelik sırasına koy, yalnızca 5 tanesini seç ve delege et.
-
'Etkisi büyük ama orta düzeyde çaba gerektiren işler' ile 'orta düzeyde etkisi olan ama az çaba gerektiren işler' arasında seçim yaparken, ikincisine daha fazla öncelik ver.
Sonraki adımlar
-
Bu egzersiz zor geldiyse, bunu yaşayan tek kişi sen değilsin. Yazara da zor geliyor, herkese zor geliyor.
-
Geliştiricinin lider olurken yaşadığı en zor şeylerden biri delegasyondur. Genelde bunun nedeni, aslında kendim yaparım dediğin işleri delege ederken hissedilen suçluluk ve hayal kırıklığıdır.
-
Ama bu duyguyu aşabilirsen, lider olarak daha önemli işlere odaklanabilirsin: ekibi daha başarılı kılmak.
-
Bu egzersizi ayda bir kez yapıp kalıpları bulmanı öneririm. Başta küçük başla; rahatladıkça daha fazlasını delege edebilirsin.
-
Sonraki yazı, kime ve nasıl başarılı şekilde delege edileceği hakkında. ← henüz yayımlanmadı
3 yorum
Bununla doğrudan ilgili olmasa da, son zamanlarda düşündüğüm şey şu:
Kıdem arttıkça alan bilgisi ile çeşitli projelere dair bilgi ve geçmiş birikiyor
İlgili işlerle ilgili kesintiler artıyor
Bunu nasıl aşmam gerektiğini düşünüyorum.
(Belki de bariz bir şey ama) ben bir kesinti geldiğinde sadece onu çözmekle kalmayıp, benzer kesintilerin bir dahaki sefere azalması için kılavuz dokümanlar gibi çıktılar oluşturmaya çalışınca biraz daha iyi oldu. Tekrarlayan işleri otomatikleştirmek gibi yollarla kesintinin nedenini ortadan kaldırmak da mümkün gibi görünüyor.
Güzel sözler.