Toplantıları Tam Saatte Değil, 5 Dakika Sonra Başlatın

• Google'da mühendislik yöneticisi olarak çalışan yazar, ekibinin tüm toplantılarını tam saat yerine 5 dakika gecikmeli başlatacak şekilde yürütüyor
• Toplantıları tam saatte değil, 5 dakika sonra (:05, :35) başlatma alışkanlığı, arka arkaya toplantıların yarattığı yorgunluğu azaltmada daha etkili
• Bir sonraki toplantı için 5 dakika erken bitirmeye çalışmaktansa, resmî bitiş saatinin tam saat olması durumunda tam saati aşmama yönündeki sosyal baskı doğal olarak devreye giriyor
• Kısa mola, katılımcıların odaklanma ve rahatlık hissini artırıyor; gerçekten de katılımcılar yeni başlangıç saatlerine iyi uyum sağlıyor
• Bu yöntem organizasyon geneline doğal biçimde yayıldı ve zorunlu bir kural olmadığı için daha iyi sürdürüldü
• Küçük bir alışkanlık değişiminin ekip verimliliğini ve atmosferini iyileştirdiğini gösteren bir örnek

---

Toplantı başlangıç saatini 5 dakika geciktirme deneyi

• Google'da mühendislik yöneticisi olarak çalışan yazar, ekibinin tüm toplantılarını tam saatten 5 dakika sonra başlatacak şekilde yürütüyor
  • Örnek: 13:00 toplantısı 13:05'te, 13:30 toplantısı 13:35'te başlıyor
• Bu, toplantıları 5 dakika erken bitirmeye çalışmaktan daha etkili
  • Toplantılar çoğu zaman vaktinde bitmediği için bir sonraki toplantıya sarkma sorunu ortaya çıkıyor
  • Buna karşılık başlangıç saatini geciktirmek, doğal olarak kısa bir mola alanı yaratıyor

Sosyal baskı ve zaman yönetimi etkisi

• Toplantının tam saatte (veya yarım saatte) bitmesi gerektiğine dair bir sosyal baskı var
  • Bu sayede toplantı, bir sonraki toplantının başlangıç saatine taşmıyor
• Bu baskı sayesinde kısa bir mola garanti ediliyor ve katılımcılar bir sonraki toplantıya daha rahat katılabiliyor

Katılımcı tepkileri ve gerçek değişim

• Katılımcılar yeni zaman çizelgesine saygı gösteriyor ve tam vaktinde geliyor
  • Endişelerin aksine, 13:07 gibi daha da geç gelme durumu neredeyse hiç yaşanmıyor
• Toplantı başlangıcı gecikmiş olsa da, gerçekte toplantılar zaten eskiden de tam zamanında başlamadığı için fiilî zaman kaybı neredeyse yok

Organizasyon içinde yayılım ve özerklik

• Bu yöntem organizasyon genelinde kendiliğinden yayıldı
  • Belirli bir ekibin kuralı değil, doğal biçimde yerleşen bir uygulama
• Zorunlu bir kural olmadığı için herkes kendi takvimine göre esnek biçimde uygulayabiliyor
  • Bir çalışma arkadaşının bir sonraki toplantısının ne zaman olduğu kesin bilinmediğinden, çoğu toplantı zamanında bitiyor

Sonuç: küçük alışkanlıkların değeri

• İyi kod gibi, iyi ekipler de özenli ayrıntılarla oluşur
• Arka arkaya toplantılar arasında 5 dakikalık boşluk yaratan basit bir değişiklik, günün kalitesini artırıyor
• "Bunu bizzat denerseniz gününüzün iyileştiğini hissedebilirsiniz"

[roxie]

İlginç ve yaratıcı bir yaklaşım.

[kimjoin2]

Bence iyi görünüyor.

[GN⁺]

Hacker News görüşleri

• Pandemi döneminde şirketimizde toplantıları tam saatte değil, 5 dakika sonra başlatma deneyi yapmıştık
  Veri analizi başlangıçta toplantıların zamanında bittiğini gösterdi, ama birkaç hafta sonra yeniden sarkmaya başladılar
  Yöneticiler zamanında ayrılırken IC'ler (Individual Contributor) kalıp toplantıyı sürdürme eğilimindeydi
  Ankette de yöneticiler bu yöntemi tercih ederken IC'ler olumsuz baktı
  Sonuçta bunun nedeni, programı çok sıkışık olan yöneticilerin kısa bir mola istemesiydi ve en sonunda eski düzene geri döndük

  • Ben de benzer bir şey yaşadım. Toplantıların zamanında bitip bitmemesinin pek anlamı yoktu
    IC'lerin detay tartışmalarına devam etmesini aslında iyi işbirliğinin bir işareti olarak görüyorum
    Yönetici olarak ben "Benim kalmam gerekiyor mu?" diye soruyorum ve çoğu zaman "Hayır" cevabını alıyorum
    Sonuçta art arda gerçekleşen iki toplantı gibi oluyor ve sorun takvim yapısında
  • IC'lerin kalıp detaylı konulara dalması son derece doğal
    Veriye yansıyan şey aslında bir tür 'toplantı sonrası koridor sohbeti'
  • Google'da çalışırken bazı kıdemli yöneticiler yalnızca kendilerinin katıldığı toplantıların 5 dakika geç başlamasını istiyordu
    Tüm gününü toplantılarla geçiren insanlar için bunun makul bir kişisel nefes alma politikası olduğunu düşünüyorum
    Öte yandan bazı yöneticiler de sadece her seferinde 5 dakika geç geliyordu; bu ise epey sinir bozucuydu
  • Bu konu Paul Graham'ın Maker’s Schedule, Manager’s Schedule yazısını hatırlatıyor
    Program yoğunluğu farkının bu tercihleri yaratması ilginç
  • IC'nin ne olduğunu sorarsanız, Individual Contributor, yani yönetici olmayan uygulamalı mühendisi ifade ediyor

• Ben "toplantılar tam saatinde başlamalı" görüşündeyim
  İnsanlar eninde sonunda öğrenip zamanında gelmeye başlar
  Psikolojik olarak ayarlamaya çalışmak sadece bir zaman oyunu yaratıyor

  • Ama liderlik ekibi tüm gün toplantılara bağlıysa, 5 dakika gecikme bir "öğrenme" değil önceliklendirme sorunudur
    Bunu düzeltmeye çalışma girişimi gerçeği görmezden gelmektir
  • 90'ların başında yeni bölüm başkanı bir mutfak zamanlayıcısı getirip toplantıları 22 dakikayla sınırlamıştı
    Başta kaotik gelmişti ama kısa süre sonra kısa ve verimli toplantı kültürü yerleşti
    Aradan 30 yıl geçmesine rağmen o yaklaşımın hâlâ geçerli olduğunu düşünüyorum
  • Sorun, kilit katılımcılar geç gelirse toplantının başlayamaması
    Bu yüzden herkesin geç kaldığı bir kültür oluşuyor
    Bir SVP tam saatinde başlamıştı ve ben 49 saniye geç girince içeriği çoktan kaçırmıştım
  • Bizim ekip toplantıları 5 dakika erken bitirme kuralı koydu
    Buna karşılık başka bir ekipte 5 dakika geç başlama alışkanlığı vardı; bu da tam tersine herkesin geç kalmasına yol açtı
    Sonunda "zamanında başla ve zamanında bitir" kültürü çok daha verimli oldu
  • Bazı insanlar kendi deneyimini genelleyip herkese uygulamaya çalışıyor, ama bu her zaman olumlu sonuç vermiyor

• Defalarca denedim ama '5 dakika geç başla' yaklaşımının bir takvim UX sorunu var
  Çoğu takvim uygulaması görsel olarak yine tam saati gösterdiği için kafa karışıklığı oluşuyor
  Yarısı tam saatinde giriyor, yarısı 5 dakika sonra katılıyor ve arada boşa geçen bir süre oluşuyor
  Sonunda kimisi kahve almaya gidiyor, kimisi sohbet ediyor ve 5 dakika sonraki gerçek başlangıcı da kaçırıyor

  • Çözüm, toplantıları tam saate koyup gerçek başlangıcı 5 dakika sonra yapmak şeklinde organizasyon çapında bir politika haline getirmek
    Avrupa akademisinde bu kavram uzun zamandır var — Academic Quarter

• Bizim şirkette de 5 dakika geç başlanıyor, ama sonuçta toplantı da 5 dakika geç bitiyor

  • Sorunun özü back-to-back toplantılar
    Toplantıların her zaman ayrılan sürenin tamamını doldurması kurumsal bir kötü koku gibi
    İyi bir toplantı kültüründe aslında daha sık erken biten toplantılar olmalı
  • Bu tür bir yöntem başta taze geliyor ama kısa süre sonra alışma etkisiyle yine aynı noktaya dönülüyor
  • Toplantı yazılımı süre dolunca herkesi otomatik olarak dışarı atsa güzel olurdu
  • Ama herkes uygularsa bu yaklaşım anlamsızlaşıyor
    5 dakika geç başlayıp 5 dakika erken bitirmezseniz, sonuçta her şey 10 dakika kayıyor
  • Sonunda insanlar 5 dakika geç gelmeyi normal görüyor ve toplantılar 10 dakika geç başlayıp 10 dakika geç bitiyor

• Keşke Microsoft Teams toplantının maliyet sayacını gösterse
  Katılımcı sayısıyla ortalama maaşı çarpıp maliyetin saniye saniye arttığını gösterse, sanırım toplantılar azalırdı

  • Ama IC'lerin bireysel çalışma zamanı maliyetini de hesaba katmak gerekir
    Toplantı para israfı gibi görünse de, toplantı olmadığı için yanlış yöne gidilen durumlar da çok
    Sonuçta önemli olan toplantının dozunu ve verimliliğini bulmak
  • Bir arkadaşım gerçekten böyle bir özellik yapan bir site kurmuştu — howmuch.poiesic.com
  • Microsoft'ta Viva Insights diye ücretli bir araç var; MS Graph Data Connect ile bunu kendiniz de yapabilirsiniz
    Ama tabii bunun da bir maliyeti var
  • Eskiden böyle bir sistem kullanmıştım ama hiçbir etkisi olmamıştı
    İnsanlar kısa sürede "şirketler zaten çok para harcar" diye düşünüp duyarsızlaşıyor
    Sonuçta toplantı dediğiniz şey karar gerektiren konuşmaların alanı olduğu için, sadece maliyet farkındalığıyla değişmiyor

• Toplantı disiplini zayıf bir ortamda bulundum ama işe yarayan tek şey zamanında başlamak ve zamanında bitirmekti
  Geç gelenler kaydı ya da notları sonra görebilir
  Steve Jobs'ın Lucasfilm ile pazarlıkta bu yöntemle karşı tarafı baskı altına aldığına dair bir anekdot da var

  • Yine de back-to-back toplantılar varsa 5 dakikalık bir aralık gerekiyor
    Ulaşım ya da tuvalet gibi fiziksel boşluklar gerçek hayatta gerekli

• Bence en iyi çözüm basitçe zamana uyma kültürü

  • Ama toplantılar peş peşeyse, mekânlar uzaksa ya da fizyolojik mola gerekiyorsa bu pratikte imkânsız olabiliyor
    O durumda insanın kendini klonlaması gerekecekmiş gibi oluyor
  • Sonuçta insanlardan zamanında katılmaları istenmeli
    Yoksa 5 dakika geç başlamak, 10 dakika geç gelinen bir kültür yaratıyor

• Bir mühendislik yöneticisi "Nasıl olsa 1:55'te bitirmeye çalışsak da 2:00'ye kadar uzuyor" demişti,
  ama bu sadece başkalarının zamanına saygı eksikliği
  Gerçekten ekip arkadaşlarının dinlenmesini istiyorsanız, o zamanı mutlaka korumalısınız

• Benim deneyimime göre toplantıları iyi yönetmek için iki şey gerekiyor

  1. toplantı süresini doğal süreden biraz daha kısa planlamak
  2. toplantı içindeki zaman yönetimini sıkı tutmak
     Yani 60 dakikalık bir toplantıyı fiilen 50 dakika sürdürüp zamanında başlayıp zamanında bitirmek
     İlk birkaç dakikayı selamlaşma ve odaklanma için, son 10 dakikayı da sonuç ve toparlama için kullanmak
     Böylece rahat bir toplantı ritmi oluşuyor ve bir sonraki toplantıya doğal geçiş mümkün oluyor

• Ben üniversitede çalışıyorum ve dersler de benzer bir yapıda
  50 dakikalık dersin ardından 10 dakikalık geçiş süresi bırakılıyor
  Büyük komite toplantıları tam saatinde başlar, gündem maddelerine süre konur ve gerekirse oylamayla uzatılır
  Ama şirket toplantılarından farklı olarak, yönetici geç kaldığında bazen başlamak bile mümkün olmuyor

  • Bunun nedeni, toplantının amacının çoğu zaman yöneticiye rapor vermek olması
    Ekip toplantı olmadan da çalışabilir, ama yöneticinin ekibin durumunu bilmesi gerekir