Toplantı odası rezervasyonuyla kötü niyetli uyum

• 2011'de Larry Page Google CEO'su olduktan sonra toplantı kültürünü düzeltmeye çalıştı, ancak Google Calendar varsayılanlarını harfi harfine izleyen bir ekip, toplantı odası kullanımındaki açığı ortaya çıkardı
• Hızla büyüyen Google, 30.000 çalışanlı bir organizasyon haline gelmişti ve Page, projeleri azaltarak “more wood behind fewer arrows” yaklaşımına odaklanmak istiyordu
• Toplantı reformu; karar verici atanması, katılımcıların 10 kişiyle sınırlandırılması ve 1 saatlik toplantıların mola bırakmak için 50 dakikaya indirilmesini içeriyordu
• Calendar ekibi varsayılan toplantı süresini 25 dakika ve 50 dakika olarak değiştirdi, ancak gerçekte birçok toplantı bir sonraki kişi kapıyı çalana kadar sürüyordu
• NYC ofisindeki bir ekip, her saatin sonundaki 10 dakikalık boş slotu ayakta toplantı için rezerve ederek mevcut toplantıları dışarı itti; böylece politika ile gerçek davranış arasındaki fark olduğu gibi ortaya çıktı

---

Larry Page'in toplantı reformu ve Calendar varsayılanları

• 2011'de Larry Page, Eric Schmidt'in yerine Google CEO'su oldu ve o sırada Google, 30.000 çalışanlı bir şirket olarak hızla büyüyordu
• Organizasyon büyüdükçe projeler daha iddialı ve daha uzun soluklu hale geldi, başarısızlıklar da daha ağır hissediliyordu
• Page'in ilk adımlarından biri, taktiksel ve stratejik olarak uymayan projeleri kapatıp daha az sayıda işe odaklanmaktı
  • Bu yaklaşım “more wood behind fewer arrows” ifadesiyle özetleniyordu
  • Örneğin Google Buzz kapatılarak Google+'a odaklanılmak istendi
• Ardından Page, şirket geneline gönderdiği bir e-postayla toplantı biçimini değiştirmeye çalıştı
  • Her toplantıda bir karar verici bulunmalıydı
  • Katılımcı sayısı 10 kişiyle sınırlandırılmalıydı
  • Toplantıya gelen herkes fikir belirtmeliydi; aksi halde katılmasına gerek yoktu
  • 1 saatlik toplantılar, tuvalete gitmek veya kısa bir mola vermek için 50 dakika sürmeliydi
• Daha sonra bazı ifadeler “karar odaklı toplantı” özelliklerine yakın olacak şekilde yumuşatıldı, ancak tüm toplantıların karar vermek için yapılmadığı gerçeği nedeniyle tuhaflık hissi kaldı
• Soru-cevap bölümünde biri, Google Calendar'ın varsayılan toplantı süresinin 30 ve 60 dakika yerine 25 ve 50 dakika olarak değiştirilip değiştirilmeyeceğini sordu; Page de “yes” diye yanıt verdi
• Calendar ekibi bu değişikliği uyguladı, ancak gerçekte 2:50'de bitmesi gereken toplantılar çoğu zaman bitmiyor, bir sonraki toplantının katılımcıları kapıyı çalana kadar sürüyordu

Son 10 dakikalık slotu rezerve eden NYC ekibi

• NYC ofisindeki bir ekip, kendi ayakta toplantılarının yaklaşık 10 dakika sürdüğünü fark etti
• 50 dakikalık toplantılar varsayılan hale gelince toplantı odası takvimlerinde her saatin sonunda 10 dakikalık boşluklar oluşmaya başladı
• Bu ekip, 30 dakikalık toplantılarla rekabet etmek yerine, toplantı odası takviminde kalan 10 dakikalık boş slotlara ayakta toplantı rezervasyonu yapmaya başladı
• Gerçekten de 2:50'de biri toplantı odasının kapısını çalıp “Bu odayı rezerve ettim” dedi
  • İçerideki kişi “Hayır, şu an 2:50” diye yanıt verdi
  • Kapıdaki kişi, toplantı odası takvimine tekrar bakmalarını söyleyerek mevcut toplantının 50 dakikalık rezerve edildiğini, kendilerinin ise son 10 dakikayı ayakta toplantı için ayırttığını söyledi
  • Sonunda içeridekiler toplantı odasından çıktı
• Bu yöntem, Calendar'da görünen rezervasyonları harfi harfine uygulayan bir kötü niyetli uyum örneğiydi; “Bu sadece varsayılan, aslında 1 saat kullanacaktık” beklentisi ile “Şu anki rezervasyon sahibi biziz” şeklindeki takvim gerçeği çatıştı
• Bu ekip aynı şeyi iki kez yaptı; hangi ekip olduğu ya da motivasyonlarının ne olduğu doğrulanmış değil

[roxie]

Kötü niyetli uyum mu? Ne kadar da harika bir strateji.

[GN⁺]

Hacker News yorumları

• U of M’de derslerin duyurulan saatten resmî olarak 10 dakika geç başlaması sağlanarak bu sorun çözülmüş
  Örneğin 10–11 dersi fiilen 10:10–11 arasında yapılıyordu ve kimse 10:10’dan önce gelmiyordu
  Teknik olarak aynı şey ama tam saatlerin oldukça güçlü bir referans noktası etkisi var; 10:51’de toplantı odasında kalmak, 11:01’de kalmaktan çok daha az geç kalmış gibi hissettiriyor

  • Finlandiya üniversitelerinde ve başka Avrupa üniversitelerinde de academic quarter denen bir gelenek var; 10’a konan program fiilen 10:15’te başlardı
    Hatırladığım kadarıyla 10:00 gibi kesin bir saat yazılırsa, o gerçekten tam zamanında başlayacak demekti
    Bunun, insanların saati kolayca tam olarak bilemediği dönemlerde, tam saat çanı çaldıktan sonra öğrencilere sınıfa yürümeleri için zaman tanımaktan çıktığını duymuştum
  • Michigan State’te Wade Ramey adlı bir matematik profesörü, ders başladıktan sonra kapıyı kilitler ve geç kalanların içeri girmesine izin vermezdi
    Ödevler mutlaka zımbalanmış olarak teslim edilmek zorundaydı ve ödevlerde eksi puan da verirdi
    Bir ispat adımında “X’i nasıl yapacağımı bilmiyorum” yazarsanız 0 puan, yanlış bir şey yazarsanız o kısım için puan kesintisi olurdu
    Yine de iyi bir profesördü ve dersleri de keyifliydi
  • Almanya’da ve başka ülkelerde 15 dakika geç başlamak akademide standart olduğu bir dönem vardı ve ders programlarında c.t. ile gösterilirdi. Bu, “cum tempore” anlamına gelir
    Ben okurken çoğu yerde çoktan kaldırılmıştı; bazen başlangıç saatinin “sine tempore” olduğu özellikle belirtilirdi
  • Buna https://en.wikipedia.org/wiki/Academic_quarter_(class_timing... deniyor. Genelde 15 dakikadır
  • Birçok büyük teknoloji şirketinde de bu yöntem hızla standart hâline geliyor
    Şirket içi takvim aracı varsayılan olarak toplantıları tam saat/yarım saat yerine 5 dakika geç başlatıp tam saat/yarım saatte bitecek şekilde ayarlıyor; gerekirse değiştirilebiliyor
    Toplantı yerine ışınlanmak mümkün olmadığı için bu çok doğal ve böyle bir şirkette çalışıyorsanız %100 minnet duyacağınız bir politika. Bütün günü toplantılarla geçen kıdemli çalışanlara tuvalete gitme zamanı da sağlıyor
    Şirketiniz hâlâ böyle yapmıyorsa dikkate değer; kıdemliyseniz bunun uygulanmasını zorlamak iyi olur. Birçok takvim aracında varsayılan toplantı tamponu seçeneği var, sadece açmak yeterli

• Bu “kötü niyetli uyum”dan çok titiz uygulamaya daha yakın
  Gerçek kötü niyetli uyum olsaydı aynı ekip aynı odaya arka arkaya 50 dakikalık ve 10 dakikalık toplantı rezervasyonu yapardı

  • Daha çok tıklama çekmek için kullanılan bir anahtar kelime gibi. Bütün hikâyeler bu kadar uysal olursa tür diye bir şey kalmaz
    Aksine şirket toplantı odası kapasitesini optimize ederek para tasarrufu yaptı ve CEO’nun istediği mola süresi de zorunlu kılındı
    Yalnızca 50. dakikada çıkmaları söylenmesine karşı çıkan ekip “kötü niyetli”ydi, onlar da zaten uyum göstermiyordu
  • Buna bile titiz demek zor; şirkette aklı başında tek kişiler onlarmış gibi görünüyorlar
    En çok hatalı taraf Page gibi görünüyor: görünürde havalı ve ilerici bir karar aldı ama astların yukarıdan gelen aptalca müdahalelere karşı çıkamaması ya da kötü politikaları görmezden gelememesi açısından sorunluydu
    İkinci en hatalı taraf hikâyedeki kişiler, yani toplantıdan 50 dakika geçtikten sonra rezerve edilmemiş zamanda odayı kullanmaya devam edenler
    Doğal bir şey. Gerçekte hep olur; 2 saatlik rezervasyon yapsalar da aynı olurdu. Ama mesele şu: onlar rezerve edilmiş bir odadaydı ve o rezervasyon onlara ait değildi
  • Ben de aynı fikirdeyim. Sondaki kötü niyetli uyumun, 50 dakika rezerve ettikten sonra ek 10 dakikayı da ayrıca rezerve etmek olacağını sanmıştım
    Rezerve edilmemiş bir yeri kullanmak, düpedüz toplantı rezervasyonu yapmaktır

• Benim izci liderimin şöyle bir teorisi vardı: “9:30” herkes için farklı anlamlara gelir; biri için 9:25, biri için 9:45’tir ama 9:32 tektir
  Bu yüzden bugün 6:07’de buluşuyoruz gibi tuhaf saatler kullanırdı

  • Saratoga, CA da benzer bir yöntem kullanıyor
    Bicknell Road ile Pollard Road arasındaki Quito Road’un virajlı bölümünde hız sınırı 25 mph, ama daha keskin virajlarda sürücünün dikkatini çekip yavaşlatmak için 17, 19, 21, 22 mph gibi sayılarla önerilen hız tabelaları koyuyorlar
  • İlk başta benim izci liderimden bahsediyor sandım. Sonunda ayrıntılar farklı çıktı ama
    Kamp gezisi varış zamanı hep 9:59am gibi olurdu; böyle olunca insanlar 9’u birkaç geçe gelir ya da en geç 10:10 civarında orada olurdu
    Varış zamanı 10:00 olursa insanlar bunu 10’lu saatler diye yorumlayıp 10:45’te ortaya çıkardı
  • Tuhaf saatler, kabaca yuvarlayıp geç gelmeye yol açan otomatik pilot alışkanlığını kırıyor

• O odada olsaydım tam tersine rahatlamış olurdum
  Büyük şirket toplantıları, kapının çalınması gibi zorunlu sonlandırma etkenleri yoksa çoğu zaman uzayıp giderdi

  • Bir startup’ta toplantılar boğacak kadar bunaltıcıydı
    Yazmam gereken kod vardı, ama pazarlama ve satış ekipleri satacak ürün bile yokken pek anlamı olmayan konuları uzattıkça uzatıyor, hafta içinin yarısını saatler süren toplantılarda mahsur geçiriyordum
    Bir gün öğle yemeğinden sonra iş arkadaşlarımla dönerken bir saatçinin önünden geçtik; içeri girip çok pahalı olmayan bir guguklu saat aldık ve tek büyük toplantı odasının duvarına astık
    Her 15 dakikada bir vınlıyor, tam saatten hemen önce tıkırdıyor, sonra gereken sayıda GUGUK, GUGUK diye ötüyordu. Pazarlama ve satıştakiler bundan gerçekten nefret etti, ama toplantılar kısaldı ve azaldı
    CEO o saati çok sevdi; ben kurmayı unutursam CEO ya da yönetici gelip kurardı
  • Birkaç yıl önce 45 dakikayı aşan toplantılarda odağımın koptuğunu fark ettim
    Bu yüzden toplantı yönettiğimde her zaman 45 dakikalık süre sınırı koydum. İnsanlar minnettar mıydı yoksa bundan hoşlanmadı mı bilmiyorum, ama bende işe yaradı
    Şimdi %100 uzaktan çalıştığım için toplantının beni ilgilendirmeyen kısımlarını zihinsel olarak yok sayıp o sırada HN yorumu yazabilme esnekliğim var
  • Yazı, toplantı odasına giren insanları kötü karakterler gibi göstermişti, ama ben daha çok onların tarafıyla empati kurdum
    Fazla kısa sürmüş toplantılardan çok, gereğinden uzun süren 1 saatlik toplantılar yaşadım
    Toplantısı bol olan organizasyonlarda, toplantıyı yöneten kişi süre sonuna kadar ya da ötesine kadar uzatıyorsa bu gerçekten sinir bozucu oluyor
    O birkaç dakika çoğu zaman, bir sonraki toplantıya koşmak ya da daha da geç kalmakla tuvalet/su/atıştırmalık molasını seçmek zorunda kalmanın yükünü telafi edecek değerde sonuç üretmiyor
  • Önerim: bir gündem olsun, gündeme sıkı sıkıya uyma kuralı koyulsun ve herkes birbirinin bu kurala uymasına yardımcı olsun
    Gündem bittiyse toplantı da bitmiştir
  • Çalıştığım birkaç yerde, 70–80 dakika civarında biri cesaret edip ayağa kalkar, toplantı odasından çıkarak molayı zorunlu hale getirirdi
    Madem zaten burada kapalı kalacağız, bari tuvalete gidip biraz daha kahve alayım, der gibi
    Genelde o noktaya gelindiğinde havasız oda ve uzun toplantı yüzünden insanlar aynı şeyleri tekrarlamaya başlamış olurdu
    Biri kalkıp kapıyı açıp hareket ederken bir iki grup yan sohbetlere dalınca, çoğu zaman toplantının geri kalanı da hızla toparlanırdı

• “50 dakikalık toplantıların hep 1 saate uzaması” sorununun çözümü, 9:10 gibi başlayıp 10:00’da temiz bir psikolojik bitiş noktası koymaktır
  9:00’a koyarsanız elbette kimse 9:50’de durmaz

  • Bazıları zamanında gelir, bazıları geç kalır. Bu bir kültür farkı gibi görünür ve taraflar birbirini anlamaz
    “Elbette kimse 9:50’de durmaz” denmiş, ama ben tam olarak öyle yapardım
  • Ne yazık ki bu bir çözüm değil
    Yazının doğru saptadığı gibi, toplantılar duvar saatinden bağımsız olarak sıradaki insanlar gelip sizi çıkarana kadar sürer. Bu, ofis binalarının evrensel yasasıdır
  • “9:10’da başlarsanız 10:00 diye temiz bir zihinsel bitiş noktası olur” çözümü maalesef pek işlemiyor
    9:00’a konan toplantıların fiilen ancak 9:10’da başladığını birkaç kez gördüm
    9:10’a konsaydı muhtemelen ancak 9:20’de başlardı
  • U of M derslerinde bu fiilen gelenekti ve çok iyiydi
    Ancak sanırım 2018’de bu geleneği bitirdiler
    https://record.umich.edu/articles/university-updating-start-...
  • Ekibimiz tüm toplantıları 5 dakika geç başlatıp 30 dakikalık sınır çizgilerinde bitirme konusunda birlikte karar aldı. 50 dakika yerine 55 dakikalık toplantılar yapıyoruz diyebiliriz
    Komşu ekipler 30 dakikalık sınırda kapıyı çaldığı için bunu uygulamak kolay oluyor. Onları suçlayamaz ya da onlara kızamazsınız

• Bu konuda Larry’ye katılıyorum
  Birinin toplantıyı yürütmesi gerekir ve belirlenen süre içinde beklenen sonuç, örneğin bir karar, ortaya çıkmalıdır
  45 dakika geçtiği halde cevaba yaklaşılmadıysa, araştırılacak işleri atayıp yeniden toplanmak daha doğru değil mi diye düşünüyorum
  Bu bağlamdaki kötü niyetli uyum, toplantının bitip herkesin tuvalete gidebildiği bir ortam yarattığı için iyi bir şey

  • “Belirli insanların belirli bir süre boyunca bir araya gelip belirli bir karar vermedikleri bir şey yapması” anlamına gelen bir kelimeye de ihtiyaç var; böyle şeyler için de zaman ve mekân ayrılabilmeli
    Örneğin dersler, brifingler, tipik şirket geneli toplantılar, stand-up’lar, öğle seminerleri var
    Herkesin “engel yok, talep yok” diye raporlayıp 45 saniyede biten bir stand-up yaşamadıysanız, stand-up’ta çok fazla kişi vardır ya da organizasyon aşırı baskı altındadır
  • Tanımlanabilir bir sonucu olmayan toplantıların çoğunu anlamsız buluyorum
    Bunun mutlaka somut bir karar olması gerekmez, ama elle tutulur bir sonuç olmalı. “Öğrenciler X teknolojisini öğrendi” elle tutulur bir sonuçtur
    10 katılımcıdan 2’sinin 30 dakika konuşup hiçbir şeyin kayda geçirilmemesi ise değildir
    Garip biçimde, kayıt ya da dokümantasyondan kaçınmaya daha sık rastlıyorum; bunun hiç iyi bir gidişat olmadığını düşünüyorum
  • Her toplantı karar almak için yapılmaz
    Bazı toplantılar yalnızca herkesin aynı anlayışa sahip olması için bir konuyu tartışma yeridir
  • Tuvalet molası gibi temel insani ihtiyaçlar için politika müdahalesine gerek duyulması biraz üzücü

• Yazılı politikanın “sadece kâğıt” muamelesi görüp yok sayılmasından hoşlanmadığım için, böyle insanlar benim kahramanım
  Geçici ya da geçiş dönemiyle ilgiliyse anlarım. Olabilir
  Ama kural uzun süredir var olduğu halde onu yok saymak fiilen standart haline geldiyse, kuralı değiştirmek ya da ona uymaya başlamak gerekir

  • Eski bir yurttaşlık bilgisi özdeyişi vardır. Hor görülen yasalar, tüm yasalara karşı hor görme doğurur
    İnsanlar saçmalığa alışınca her şey saçmalığa dönüşür
    Böyle kuralları kaldırmamalarının nedeni, birinin duygularını incitmekten çekinmeleridir. Ama bizim duygularımız da sürekli inciniyor; sonuçta mesele kimin duygularını önemsediğiniz

• 90’ların sonunda çalıştığım yerde, toplantı koyduğunda insanı tersine rahatlatan bir yönetici vardı
  Toplantıları 50 dakika olarak planlar, ne olursa olsun tam 50. dakikada bitirir, ardından kalkıp odadan çıkardı
  Bir keresinde daha üst düzey bir yönetici hararetle uzun uzun konuşurken bile, sürenin dolduğunu nazik ama kararlı biçimde söyleyip toplantılara hep getirdiği folioyu kapattığını ve odadan çıktığını gördüm

  • Böyle omurgalı bir yönetici uzun zamandır görmedim

• “Toplantıdaki herkes görüş bildirmeli; bildirmiyorsa toplantıda olmamalı” kuralı, çalıştığım bazı şirketlerde sistemleri düzeltmek, refactor etmek ve bakım yapmak için kalan son boş zamanı da ortadan kaldırırdı
  Hatta gerçekten refactoring yapabilmek için yöneticimden beni her ay yapılan 2 saatlik, 50’den fazla kişinin katıldığı yinelenen bir toplantıya eklemesini istediğim bile oldu
  Bu da bir tür kötü niyetli uyum sayılabilir

  • Bence daha iyi kural, gereksiz toplantılardan kişinin kendi isteğiyle çıkabilmesine yetki vermek olur
    Sırf gerekebilir diye herkesi davet etmek, çalıştığım ya da işbirliği yaptığım büyük şirketlerin çoğunda gerçek bir sorundu
  • Diğer geliştiricileri de dahil edip 2 saatlik bir dev sync planlayın, sonra da hiç buluşmayın yeter
  • Bunu hiç anlayamıyorum. Toplantıya katılmayıp o saatte refactor etsenize
    Başkalarının zamanınızı almasını engellemek için toplantı bahanesine ihtiyacınız varsa yeni iş aramanın zamanı gelmiş demektir. Bu gerçekten ciddi derecede işlevsiz bir durum

• Belki ofislerin farklı olmasındandır, ama 25 ve 50 dakikalık toplantılar oldukça yaygındı ve biri bir odayı rezerve ettiyse buna %100 saygı duyulurdu
  Bu titizlik gibi değil, toplantı takvimindeki taahhüde uymanın temel nezaketi olarak görülürdü