Toplantı odası rezervasyonuyla yapılan kötü niyetli uyum

• Larry Page CEO olduktan sonra Google, büyümenin sancılarını ve iş verimliliğinde düşüş sorunlarını yaşamaya başladı
• Page, gereksiz projeleri sonlandırmanın yanı sıra toplantı kültürünü iyileştirmek için yeni yönergeler getirdi
• En bilinen örnek olarak toplantı süresinin 50 dakika ile sınırlandırılması gibi politikalar ortaya çıktı, ancak pratikte bunlara pek uyulmadı
• Bunun üzerine bir ekip, toplantı odasının sona kalan 10 dakikalık kısa süresini resmen rezerve ederek gerçekten kullandı
• Kurallara harfiyen uyan bu ekibin davranışı, kurum kültürü ile politikanın ironisini ortaya koyan bir anekdot oldu

---

Google'ın büyümesi ve değişimi

• 2011'de Larry Page, Eric Schmidt'in yerine Google CEO'su oldu
• Bu dönemde Google, 30 bin çalışan ölçeğine kadar hızla büyürken projeler de büyüdü ve başarısızlık olasılığı arttı
• Daha önce Yahoo!, yavaş karar alma yapısı nedeniyle Google'da alay konusu olurken, Google da karar alma süreçlerinin giderek yavaşlaması sorununu yaşamaya başladı

Larry Page'in reform adımları

• Larry Page, verimliliği artırmak için stratejik ya da taktik açıdan kritik olmayan çok sayıda projeyi sonlandırdı

  • "Daha az okla daha çok ağaç" — yetenekleri odaklama ilkesini vurguladı
  • Örnek: Google Buzz kapatılıp odağın Google+'a kaydırılması

• Toplantı kültürünü yenileme planı açıklandı

  • Her toplantıda bir "karar verici" bulunmalı
  • Katılımcı sayısı 10 kişiyle sınırlı olmalı
  • Herkes aktif olarak katılmayacaksa toplantıya girmesi gerekmemeli
  • 1 saatlik toplantılar, ara vermeye zaman kalması için 50 dakikaya indirilmeli
  • Bu politika zamanla yalnızca "karar odaklı toplantılar" için uygulanacak şekilde gevşetildi

Toplantı süresi politikasının sahadaki karşılığı

• Google Calendar içindeki varsayılan toplantı süreleri de 25/50 dakika olarak ayarlandı
• Ancak pratikte toplantılar zamanında bitmediği için, bir sonraki toplantının katılımcıları kapıyı çalacak kadar toplantılar uzuyordu
• Saat 2:50 olduğunda bile oda boşaltılmıyor, sonraki rezervasyon sahibi ekiple sürtüşme yaşanıyordu

10 dakikalık toplantı odası rezervasyonu olayı

• NYC ofisindeki bir ekip, toplantı odasının sonda kalan 10 dakikalık zaman dilimine kendi stand-up toplantısını rezerve etti

  • 50 dakikalık toplantı politikası sayesinde bu tür 10 dakikalık boşluklar sık sık oluşuyordu
  • Ekip de bu kısa aralığı kullanarak toplantılarını verimli biçimde yürüttü

• Gerçek örnek

  • Saat 2:50'de biri kapıyı çalıp "rezervasyon sırası bizde" diye haber veriyor
  • O anki kullanıcı "Henüz 2:50, süre benim" diye itiraz ediyor
  • Karşı taraf "Bizim rezervasyonumuz 10 dakikalık" diyerek bunu kanıtlayıp odayı alıyor
  • Ortaya hayli memnuniyetsiz bir çıkış sahnesi çıkıyor
  • "Politika gerçekten uygulanırsa böyle garip durumlar doğabiliyor" gerçeği gözler önüne seriliyor

Sonuç ve çıkarımlar

• Politikanın niyeti iyi olsa da gerçek iş ortamında gerçekçi olmayan sonuçlar doğurdu
• Kısa süreli rezervasyonu gerçekten uygulayan ekibin kim olduğu ve motivasyonu bir gizem olarak kaldı
• Bu anekdot, büyük şirketlerde uygulama gücü, politika ve kültür arasındaki boşluğu gösteren bir örnek oldu

[roxie]

Kötü niyetli uyum mu? Ne kadar da harika bir strateji.

[GN⁺]

Hacker News yorumu

• Toplantı 2:50'de bitmeliydi ama gerçekte öyle olmadı. Michigan Üniversitesi'nde bu sorun, dersleri resmî olarak ilan edilen saatten 10 dakika geç başlatarak çözüldü. Yani 10-11 olarak görünen bir ders aslında 10:10-11:00 arasında yapılıyordu. İnsanlar 10:10'da gelmeye başlıyor ve bu oldukça güçlü bir referans etkisi yaratıyordu. Zamanında bitmeyince hissedilen fark büyük oluyor

  • Finlandiya üniversiteleri gibi Avrupa'daki birçok üniversitede de “academic quarter” (akademik çeyrek) geleneği vardı. Saat 10'da başlıyor deniyorsa fiilen 10:15'te başlardı. Eğer tam 10:00 olarak yazılmışsa o saatte hemen başlardı. Bu, eski zamanlarda saat yokken öğrencilerin çan sesini duyup yer değiştirebilmesini sağlamak için ortaya çıkan bir gelenekten geliyordu

  • Michigan State'te matematik profesörü Wade Ramey, ders başlarsa sınıf kapısını kilitlerdi; geç kalırsan içeri giremezdin. Ödevi teslim ederken mutlaka zımbalanmış olması gerekirdi ve hatalı kısımlarda puan kırmakla kalmayıp bazen eksi puan da verirdi. Bu kadar katı olmasına rağmen derslerinden keyif alıyordum

  • Yukarıda anlatılan gelenek “academic quarter”. Genelde 15 dakikadır

  • Almanya gibi yerlerde de “c.t.” (cum tempore, zaman dahil) denen, üniversitelerde 15 dakika geç başlama geleneği vardı. Bana göre artık kaybolmuş bir gelenekti ama saat “s.t.” (sine tempore, tam zamanında) diye açıkça belirtilmişse tam vaktinde başlardı

  • Bugünlerde büyük teknoloji şirketlerinde de toplantılar çoğunlukla saat başı/yarım saat yerine 5 dakika geç başlatılacak şekilde ayarlanıyor ve tam saat ya da buçukta bitecek tampon süre varsayılan hale geliyor. Bu, toplantı odaları arasında geçiş yapmayı ve fizyolojik ihtiyaçları karşılamayı mümkün kılıyor. Şirketinizde hâlâ yoksa, takvim aracındaki yerleşik tampon seçeneğini açmanız yeterli

  • St Andrews University'de derslerin hep 5 dakika geç başlayıp 5 dakika erken bittiği “Academic hour” diye bir kavram var. Örneğin 10-11 dersi gerçekte 10:05-10:55 olur. Amaç, dersler arasında geçiş süresi vermek ve hazırlık süresini standartlaştırmak

  • UC Berkeley'de de böyle bir gelenek vardı. Birinci sınıftayken kimse bunu söylememişti; bu yüzden dersin ilk günü herkes erkenden geldi ve profesör, hepiniz neden buradasınız, bunun 10 dakika sonra başlayacağını bilmiyor musunuz deyince şaşırmıştım

  • Larry Page'in de fikri buradan almış olabileceğini düşünüyorum. UMich'te 2018'de sözde “Michigan time” resmen kaldırıldı ama ben bu sistemi seviyordum

  • Bizim ekip de pandemi sırasında her toplantının ilk 5 dakikasını fizyolojik mola olarak ayırdı. Pratikte toplantı :05 ya da :07'de başlıyordu ve önceki toplantı o ana kadar uzasa bile birinin erken çıkmasını istemek tuhaf kaçmıyordu

  • O sınırlı başlangıç saati geleneği 2017 civarında kayboldu

  • Yıllardır toplantılarımı 5 dakika geç başlayacak şekilde ayarlıyorum ama Google Calendar'da bu yerleşik olmadığı için her seferinde elle düzenlemek can sıkıcı

  • Bu fazla bariz bir çözüm

  • Benim gittiğim okul ve şirketlerde, toplantı ya da ders gevşek biçimde başlıyorsa kilit kişiler geç geliyor ve sonuçta ilk 5-10 dakika boşa gidiyor. Liderler “az önce gelenler için” baştaki kısmı tekrar ediyor ya da özetliyor, bu da zaman kaybı. Ben her zaman zamanında gelmeye özen gösterdim ve geç kalanlar için tekrar yapılması beni çok rahatsız ederdi. 25 yıl önce, geç kaldığım için önemli bir gönüllü pozisyonundan bir kez çıkarılmıştım. O günden sonra asla geç kalmamaya alıştım. Toplu taşımada bile 30 dakikadan fazla pay bırakır, her zaman çok erken varırım

• Bunun “malicious compliance” değil, daha çok “pedantic enforcement” olduğunu düşünüyorum. Gerçekten ‘malicious compliance’ olsaydı, 50 dakikalık toplantının hemen arkasına aynı odaya 10 dakikalık bir toplantı koyarlardı

  • Bu clickbait bir ifade. Aslında şirket, toplantı odalarını daha iyi optimize ederek para tasarrufu yaptı ve CEO'nun mola politikası da uygulanmış oldu. Gerçek kötü niyetli taraf, son ana kadar 50 dakika kuralına uymayıp süreyi aşırmaya çalışan ekipti

  • Buna pedantiklik bile denmez. O grup şirketteki tek mantıklı grup gibi görünüyor. Asıl sorun Page'di. Tepeden gelen garip politikalara alt kademedekiler açıkça karşı çıkamıyor. İkinci en hatalı taraf da toplantı odasını 50 dakikadan uzun süre fiilen sahiplenip kullanan kişilerdi. Bu insani olarak anlaşılır ama yine de başkası tarafından rezerve edilmiş odayı kendininmiş gibi kullanmak sorunlu

  • Gerçek sonucun 50 dakikalık toplantıyı ayrı, 10 dakikalık toplantıyı ayrı planlamak olduğunu düşünüyorum. Rezerve edilmemiş bir odayı gidip kullanmak ‘malicious compliance’ değil

• Bir izci lideri teorisine göre herkes “9:30”un ne olduğu konusunda farklı bir algıya sahip. Birine göre 9:25, başkasına göre 9:45 demek. Ama “9:32” derseniz herkes çok net bir anı anlar. Bu yüzden lider bazen “bugün 6:07'de buluşuyoruz” gibi tuhaf saatler verirdi

  • Saratoga, CA'da da benzer bir şey var. Quito Road'daki hız tabelalarında 17, 19, 21, 22 mph gibi tuhaf sayılar yazıyor. Amaç sürücülerin dikkatini çekmek ve keskin virajlarda yavaşlamalarını sağlamak

• Toplantı odasında olsaydım aslında rahatlamış olurdum. Büyük şirket toplantıları, bitmesi için zorlayıcı bir tetikleyici olmadıkça sona ermiyor; biri kapıyı çalsa bu yardımcı olurdu

  • Bir startup'ta pazarlama ve satış toplantıları çok uzuyordu; ben de gidip bir saatçiden guguklu saat alıp toplantı odasına koydum. Her 15 dakikada bir öttüğü için toplantılar kısaldı ve sayıları da azaldı. CEO ile ofis yöneticisi de bu saati çok sevmişti

  • Çok uzun zamandır 45 dakikayı geçen toplantılarda dikkatimin düştüğünü hissediyorum. Bu yüzden düzenlediğim toplantıları hep 45 dakikayla sınırlarım. Bugünlerde %100 uzaktan çalışıyorum; gerekli olmayan kısımları görmezden gelip o sırada HN yorumu yazıyorum

  • Yazıda toplantı odasına girenler kötü gibi gösteriliyor ama ben onların tarafındayım. Gerçekten gerekli olduğu için uzayan toplantılardan çok, gereksiz yere uzayan toplantı gördüm. Toplantının bol olduğu organizasyonlarda, süreyi sürekli sonuna kadar kullanmak ya da aşmak ciddi bir sorun. Sonraki toplantıya geç kalıyorsun ya da fizyolojik moladan vazgeçiyorsun

  • Toplantı gündemini net belirleyip kuralları sıkı uygularsın. Her şey bittiyse toplantı da biter

  • 90 dakikalık stand-up toplantısı bile yaşadım. O zaman 10 dakikada bitirelim diyenler gerçekten kahraman oluyor

  • Bir şirkette 70-80 dakika geçince bazı çalışanlar cesurca odadan çıkıp kendi molalarını yaratıyordu. Genelde o noktada insanlar küçük gruplar halinde daha verimli konuşmaya başlıyor ve ancak o zaman toplantı gerçekten hızla sona eriyordu

  • İnsanlar gerçek iş yapmak yerine toplantıda oyalanmak istiyor. Toplantı ne kadar uzarsa hiçbir şey yapmadan maaş almaya devam ediyorlar. Toplantılar çoğu zaman gerekli değil ve bilgi aktarmanın en kötü yolu

  • Bazen video görüşmede biri kapıyı çalıyormuş gibi yapıp zorla bitiriyordum

  • Ben pomodoro tarzı toplantıları seviyordum. Bir irade ve sabır sınavı gibiydi

• “50 dakikalık toplantıların hep 1 saate dönüşmesi” sorunu, 9:10 gibi yuvarlak olmayan bir saatte başlatılarak çözülebilir. Böylece 10:00 gibi net bir bitiş noktası olur; 9:00'da başlatırsan insanlar 50. dakikada bitirmek yerine 10:00'a kadar uzatmaya daha yatkın oluyor

  • Bu biraz kültürel bir fark; bazı insanlar hep tam vaktinde davranır, bazılarıysa geç kalmanın normal olduğu bir kültürden gelir. Ben olsam 9:50'de tam bitirirdim

  • Michigan Üniversitesi'nde de bu uygulama doğal biçimde yerleşmişti ve ben bu sistemi seviyordum. 2018'de resmen kaldırıldığını duymuştum

  • Bizim ekip tüm toplantıları 5 dakika geç başlatıp her saat başı ya da buçukta mutlaka bitiren bir kültüre geçti; yani 55 dakikalık toplantılar. Yan ekip tam o saatte kapıyı tıklatıp girdiği için kimse de şikâyet etmiyordu

  • Bu aslında gerçek bir çözüm değil. Sonraki grup gelip seni çıkarmadıkça toplantının sürmesi çok yaygın

  • 9:10'da başlat denildiğinde pratikte olan şu: bazı toplantılar zaten 9:00 denip ancak 9:10'da başlıyor. 9:10'a koyarsan bu kez 9:20'de başlıyor

  • Evet, gerçekte tam da söylendiği gibi olur; insanlar bu kez sadece bitiş saatine göre toplantıyı uzatır

• Larry Page'i bizzat toplantı odasından çıkardım. Hiç ayrıcalık beklemeden gayet normal biçimde odayı boşaltıyordu; bu yüzden ona saygı duymuştum

  • Böyle bir kültürün önemli olduğunu düşünüyorum. En kıdemli liderin bile kurala uyup odayı boşaltması gerektiğine dair bir işaret bu. Herkesin zamanına saygı duyan şirket kültürünün göstergesi

• Larry Page'in bakış açısına daha yakınım. Birinin toplantıyı yönlendirmesi ve ayrılan süre içinde beklenen sonucun, örneğin bir kararın, çıkması gerektiğini düşünüyorum. 45 dakika geçip hâlâ sonuç yoksa ödev verip sonra tekrar toplanmak daha doğru. Bu tür bir 'malicious compliance' tam da toplantıların zamanında bitmesini ve herkesin tuvalete gidebilmesini sağlayan kültür

  • Her toplantının amacı mutlaka karar vermek olmak zorunda değil. Brifing, all-hands, stand-up, tartışma, lunch-and-learn gibi farklı “amaçları” olan toplantılar da var; süre ve mekân tahsisi de buna göre yapılmalı

  • Bana göre sonuç üretmeyen toplantıların değeri az. Belirli bir karar olmak zorunda değil ama “gözle görülür bir çıktı” olmalı. İki kişi 30 dakika konuşup bunun hiçbir kaydı kalmıyorsa anlamı yok. Bugünlerde insanların geride yazılı iz bırakma konusunda daha da isteksiz olması ayrı bir problem

  • Karar vermek gerekmeyen, daha çok tartışma amaçlı toplantılar da olabilir. Tüm organizasyonun yönünü hizalamak için böyle buluşmalar gerekli

• Yazılı politikanın herkesçe göz ardı edilen fiilî bir toplumsal standarda dönüşmesinden hoşlanmıyordum. Bir kural uzun süre yürürlükte kalacaksa ya değiştirilmeli ya da gerçekten uygulanmalı diye düşünüyorum

  • “Kötü yasa, tüm yasalara karşı küçümseme doğurur” diye bir söz var. İnsanların duygularını incitmeyelim diye kuralları değiştirmezsen, sonunda her şey dağılır

• 90'ların sonunda bir kadın yönetici hep 50 dakikalık toplantılar planlardı ve tam 50. dakikada kalkıp giderdi. Üst düzey biri konuşuyor olsa bile kibar ama kararlı biçimde folyosunu kapatır ve toplantı odasından çıkardı

  • Bugünlerde böyle omurgalı yöneticileri pek görmüyorum

• “Herkes toplantıda input vermeli” diye bir politika vardı; böyle olunca aralarda kodlama ya da refactoring yapacak zaman da kalmıyordu. Hatta normalde gerekmediği halde, 2 saatlik büyük toplantılara katılıp o sırada kod yazmak için bilerek girdiğim oluyordu. Bu da bir tür malicious compliance

  • Daha iyi çözüm, gerçekten gerekli değilse toplantı davetini reddetme yetkisi vermek. “Belki lazım olur” diye katılımcı listesini durmadan şişirmek, büyük şirketlerin kronik sorunlarından biri

  • Başka geliştiricilerle anlaşıp 2 saatlik bir “dev sync” toplantısı yaratıp gerçekte hiç toplantı yapmama yöntemini kullandığımız da olmuştu

  • Ben de şunu merak ediyorum: neden toplantıyı atlayıp doğrudan refactoring yapmıyorsun? Toplantıyı kalkan gibi kullanıp başkalarının zamanını çalmasını engellemeye çalışıyorsan, şirket kültürü zaten ciddi ölçüde verimsiz demektir. Böyle bir yerde iş değiştirmeyi ciddi ciddi düşünmek gerekir