Mutlu ve üretken ekipler kurmak için deadline’ları verimli kullanmak

İş biriminin koyduğu deadline’ların bugünlerde neredeyse hiç anlamı yok. Çünkü yazılım yayımlamak artık fazlasıyla kolay ve bu yüzden her bir yayının maliyeti de çok küçüldü.

Alan bazında önemli etkinlikler (eğitimde kayıt dönemi, sporda lig sezonu, e-ticarette Black Friday gibi) dışında neredeyse tüm deadline’lar bir illüzyon. Korku ve kaygıdan, yani sahte bir aciliyetten (false urgency) doğuyorlar.

Tersinden söylemek gerekirse, ekip için gerçekten acil bir şey varsa ve deadline’a uymanın getirisi büyükse, o zaman koyulabilir. Ama sadece koymak yetmez. Ekip üyelerinin hepsinin aynı modda çalışabilmesi için bu deadline’a uymanın neden önemli olduğu konusunda iyi hizalanmış olmaları gerekir. Örneğin, alınan yatırım parasının tükenmekte olduğuna dair rahatsız edici bir konuşma bile olsa, bunun yapılması gerekir.

Bu yüzden deadline’ı motive eden bir kırbaç gibi kullanmak iyi değildir. Deadline’ı iyi kullanmanın genel olarak iki yolu vardır.

1. Yaratıcılığı ortaya çıkarmaya yardımcı olan bir kısıt olarak kullanmak

• Kısıt konduğunda, o duruma uygun ya da onu aşmaya yönelik yaratıcılık daha iyi ortaya çıkabiliyor. Özellikle product-market fit aranan erken aşamada, deadline aşırı planlama ve tasarımı önlemede çok yardımcı olur.

• Başka bir örnek olarak, altyapı geliştirme ekibine liderlik ettiğim deneyimde de deadline faydalıydı.

  • Altyapı geliştirme işi, tipik ürün geliştirme işine göre çok daha uzun sürer; değerini kanıtlamak için gösterilmesi gereken şey daha fazladır ve başlangıçta amaçlanandan daha fazla olasılığın kapısını açar. Bu yüzden altyapı işlerinde maliyet/fayda analizi zordur.

  • Bunun sonucunda birçok altyapı ekibi, yöneticilerine tüm platformu 2 yıl boyunca yeniden yazmak gibi bir işin neden gerekli olduğunu anlatmakta zorlanır. Doğal olarak böyle bir iş neredeyse her zaman pratik değildir.

  • Bu yüzden ben, ekibin 6 haftada bir demo göstermesi için deadline koydum. Tamamen çalışan bir şey göstermek zorunda değillerdi ama en azından doğru yolda olduğumuza dair güven verecek bir seviyeye getirmelerini istedim.

2. givingi yönetme aracı olarak kullanmak

• Dünyada 3 tür insan vardır.

  • giver, karşılığını düşünmeden başkalarına yardım eder

  • taker, başkalarını düşünmeden çıkar elde etmeye çalışır

  • matcher ise ikisinin ortasıdır. Alınca vermek, verince de almak ister.

• Şirkette performans kriterine göre sıralama yapıldığında, yüksek performanslı giver’lar da çoktur, düşük performanslı giver’lar da vardır.

• Bu farkı neyin yarattığına bakıldığında, en iyi giver’ların ne zaman give edeceklerini ve ne zaman kendi işlerini yapacaklarını, yani giving’i nasıl yöneteceklerini bildikleri görülür. Bu noktada deadline faydalı bir araç olur.

• Çoğumuz giver’larla çalışmak isteriz ve giver’ların çok olduğu organizasyonlarda çalışan ayrılığı da daha az olur. Böyle organizasyonlarda giver’ların düşük performanslı hale gelmesini engelleyecek şekilde onları yönetmek önemlidir ve deadline bunun için bir araç olarak kullanılabilir

[wonderer]

1. madde konusunda biraz olumsuz düşünüyorum. Bence yaratıcılık, deadline belirlendiği için ortaya çıkmıyor; deadline olduğunda yaratıcılığın ortaya çıkması, Lean şekilde geliştirme yapabilme yetkinliğine sahip olmaktan kaynaklanıyor. Bir organizasyon "şey... yaratıcılığımızı ortaya çıkarmak için bir deadline koyalım" diye düşünse, yaratıcılık gerçekten ortaya çıkar mı? Yine de bunu iterasyon ya da sprint kavramları açısından düşünürsek benzer olabilir. Ama bunu bile düzgün kullanan bir organizasyonu pek görmedim...

[kwon5604]

giver / taker / matcher konusunda anladım; ancak bunu deadline ile birlikte düşündüğümüzde, neden deadline kullanımına yardımcı olduğu kısmını açıkçası tam net anlayamadım ah

Düşük performans gösteren giver'ların performansını artırmak ve tükenmişlik yaşamamalarını sağlamak için deadline'ı bir araç olarak kullanmak iyi olur anlamına mı geliyor?? Diğerleri bunu nasıl anladı, merak ediyorum.

[kwon5604]

Biraz daha detaylı okuyunca içeriği bir nebze anladım. Deadline’ı bir yöntem olarak kullanmaya dair somut örnekler de olsaydı, anlamak daha kolay olurdu diye düşünüyorum

Özet + görüş

1. İki tür giver var

   • düşük performanslı

   • yüksek performanslı

2. Yüksek performanslı giver’lara baktığımızda, ne zaman ve nasıl giving’i (başkalarına yardım etmeyi) yapacaklarını yönetmeyi bildiklerini görüyoruz

3. Buna karşılık, düşük performanslı giver’lar, yüksek performanslı giver’lara kıyasla giving’i (başkalarına yardım etmeyi) yönetme konusunda daha zayıf kalıyorlar (örneğin başkalarına yardım ederken kendi işlerini iyi takip edememeleri gibi..)

4. Çoğumuz giver’larla çalışmak isteriz ve giver’ın çok olduğu organizasyonlarda işten ayrılma da daha az olur

   • iyi organizasyonlarda giver çoktur ve organizasyonların da giver sayısını yüksek tutması gerekir

5. Bu yüzden yöneticiler, daha fazla sayıda giver’ı korurken, düşük performanslı giver’ların yüksek performanslı giver’a dönüşmesini sağlamalıdır

   • madem giver çok olacak, o zaman yüksek performanslı giver’ın çok olması daha iyi olur..

6. Bunun bir yolu olarak deadline’ı araç şeklinde kullanmak yeterli olabilir

7. Yukarıdaki yazıda bunun somut olarak nasıl uygulanacağı anlatılmıyor ama yazının içeriğinden yola çıkarak tahmin edecek olursam

   • deadline olmadan bir iş verildiğinde, düşük performanslı giver’ların kendi giving’ini yönetme becerisi görece yüksek performanslılara göre daha düşük olduğu için (ön kabul), giving’in kendisine odaklanıp kendi işlerini iyi yapamama ihtimalleri yüksek

   • bunu önlemek için yönetici tarafında deadline net biçimde belirlenip rehberlik sağlanırsa, düşük performanslı giver açısından hem giving yapması hem de deadline’a göre kendi işini bitirmesi gerekeceği için, ister istemez kendi kendine öncelik belirlemesi, checklist yapması vb. yollarla takvimini yönetmesi gerekir

   • bu süreç tekrarlandığında, düşük performanslı giver’ın da yüksek performanslı giver gibi kendi giving’ini iyi yönetebilir hale gelmesi sağlanabilir

Böyle düşünülebilir gibi geliyor

7. madde hakkında başkalarının ne düşündüğünü de merak ediyorum :)

[wonderer]

Sanırım ben de ister istemez bunu kendi deneyimlerim üzerinden değerlendiriyorum. İçinde bulunduğum ekipte son derece hevesli bir ekip arkadaşı vardı. Bu kişi başkalarına yardım etmeyi gerçekten çok seviyor, enerjisi de çok yüksek olduğu için sık sık çeşitli işlere girişiyordu. Sorun şu ki, bu yüzden bazen tek başına öne fırlıyor ya da iş gereğinden fazla büyüyordu. Sonuçta da çoğu zaman işler düzgün şekilde tamamlanmıyor ya da ortaya çıkan şeyler işe yaramaz hale geliyordu; böylece kişinin harcadığı enerji ve zamana kıyasla sonuçların zayıf kaldığı bir durum tekrar tekrar yaşanıyordu. Bunun yalnızca deadline ile çözülebilecek bir sorun olduğunu düşünmüyorum, ama kişisel olarak bu tür bir enerjiyi nasıl doğru yöne yönlendirebiliriz diye kafa yormuştum; bu da o açıdan referans alınabilecek bir içerik gibi geldi.

[spilist2]

Ben de 7. madde hakkında benzer şekilde düşündüm. Mutlaka asıl mesele deadline değil; daha çok, giver'ların kendi işlerinde zamanında sonuç üretebilmesi için işlerin yönetilmesine yakın görünüyor.

Henüz izlemedim ama giver/taker/matcher ile ilgili daha uzun bir video olduğunu görünce burada daha fazla ipucu olabilir diye bakmak istiyorum. (Gerçi kitabı okumak daha hızlı olabilir.) https://www.youtube.com/watch?v=-egUK2zaZlo

[roxie]

1. maddenin tipik çevik metodolojiden tam olarak hangi yönleriyle farklı olduğunu pek hissedemiyorum. Sadece özeti okuduğum için mi acaba..? Birisi biraz daha açarsa sevinirim haha

Bana göre 2. madde biraz daha dokunaklı. givingi puanlamaya başlamak için iyi bir çıkış noktası gibi görünüyor. 2. maddede bahsedilen giver, taker, matcher konusu şu videoda biraz daha ayrıntılı anlatılıyor: https://www.youtube.com/watch?v=YyXRYgjQXX0 Organizasyon içinde en düşük performansı gösteren kişinin de giver, en yüksek performansı gösteren kişinin de giver olduğunu ortaya koyan, oldukça ilginç bir araştırma sonucunu anlatan bir TED videosu.

[spilist2]

Sayenizde güzel videoyu izledim. Tanıtım için teşekkürler. Aslında videonun kendisini izlemeniz daha iyi olur ama başkaları için özetlemeye çalıştım. https://www.youtube.com/watch?v=YyXRYgjQXX0

===

30 bin kişi araştırıldı. Mühendisler, hemşireler, satış çalışanları vb.

• Dağılım yaklaşık olarak verenler 25, alanlar 19, dengeciler 56

Alanlar hızlı yükselir ve hızlı çöker

• Dengeciler çoğunlukta olduğu için, göze göz stratejisiyle alanları başarısızlığa uğratırlar

Verenler hem yüksek performans gösterenler hem de düşük performans gösterenler arasında dağılım gösterir. Düşük performanslı verenler, başkalarına yardım etmekten kendi işlerini yapamadıkları için böyledir

Verenlerin bulunduğu organizasyonlarda üretkenlik ve memnuniyet birçok açıdan daha yüksektir. Peki verenlerin yüksek performans gösterip takdir gördüğü bir organizasyon olmak için ne yapmak gerekir?

1. Verenlerin burnout yaşamasını engelleyin

• Verenler başkalarına yardım ederken kolayca yorulur. Onları korumak gerekir

• Başkalarına aşırı yardım etmeye çalışan biri varsa, onlara bazı ilkeler sunabilirsiniz. "Rahibe Teresa olmaya çalışma, sadece 5 dakikalık bir iyilik yap" gibi.

2. Yardım istemeyi teşvik edin. Verenlerden yardım almanın değerli olduğu bir kültür oluşturun.

• İstenen bir şeyi çözdüklerinde verenler sonuç üretebilir, takdir görür ve mutlu olur

• Ayrıca verenlerin %75~90'ı yardım etmek istediklerinde önce "soru" ile başlar. Yani yardımın büyük kısmı soru sormakla başladığı için, sormayı teşvik ederseniz başkalarının da veren olmasını kolaylaştırırsınız

• Ama insanlar genelde sormaz. Yetersiz görüneceklerinden, iyi soru soramayacaklarından ya da karşı taraf meşgul göründüğü için yük olmak istemediklerinden çekinirler

3. Alanları takıma almayın ve ayıklayın. Takıma bir alan girerse, birkaç veren ya ayrılır ya da yardım etmeyi bırakır.

• Dengeciler ortama uyduğu için, sadece alanları ayıklayarak bile bir veren kültürü oluşturabilirsiniz

• Sorun şu ki alanları ayıklamak kolay değildir. "Uyumluluk agreeableness" verenler için iyi bir işaret olsa da, alanlar da uyumlu olabilir ve verenler de ters görünebilir

• Ters görünen verenleri aceleyle alan diye yargılamayın. Bunlar, kimsenin duymak istemediği ama herkesin duyması gereken önemli geri bildirimi veren insanlardır

• Uyumlu görünen alanları elemek için mülakatta sık kullandığım soru şu: "Kariyerinizi temelden geliştiren dört kişinin adını söyler misiniz?"

• Genelde alanlar, pohpohlanmaya alışkın oldukları için etkisi ve otoritesi yüksek kişilerin adını verir

• Genelde verenler ise güç yapısının alt kademelerindeki insanların adını daha çok verir

[budlebee]

Özet için teşekkürler.

Taker'ların iltifat almaya alışkın olmasından ziyade, iltifat etmekte usta olması (takers are great at kissing up) daha isabetli bir ifade değil mi?

[spilist2]

Ah, doğru ya. kissing up / kicking down idi.. teşekkürler

[magicianwoo]

Güzel özet için teşekkürler.

[spilist2]

Açıkçası bana da 2. madde daha çok hitap etti. hehe;

Ben 1. maddeyi, yönetici olarak deadline belirlerken hangi bakış açısından yaklaşmak gerektiğine dair bir zihinsel model olarak aldım. “Deadline’a takvime yetiştirmek için kamçılamak amacıyla değil, sınırlı kaynaklar içinde daha iyi seçimler yapmaya yardımcı olan bir araç olarak bakmak iyi olur” gibi?

Orijinal metin de o kadar uzun değil... daha derin bir anlamı var mı pek emin değilim. Bir bakıma “küçük parçalara bölüp dağıtmak” yaklaşımının avantajlarını başka bir şekilde ifade etmiş gibi de duruyor.

[roxie]

Uzun zaman sonra aklıma geldi ve videoyu tekrar izledim; 8:20'den itibaren söyledikleri gerçekten özlü. "Giver'ları işe almayı düşünmeyin, taker'ları bırakmayı düşünün." Gerçekten çok güzel bir söz gibi geliyor bana.

[xguru]

Vay, ne güzel bir yazı. Son teslim tarihlerini kullanma yöntemini anlatan kısmı beğendim. Özet için teşekkürler!