İnternet e-postasını nasıl ayıklıyor, filtreliyor ve yönetiyorsunuz?

• Birden fazla mailing list'e abone olan ve çok sayıda yamayı inceleyen kullanıcıların internet e-postası arşivleme ve etiket yönetimi iş akışı temel ilgi konusu
• Özellikle Lobsters kullanıcıları arasında 20 mailing list'e üye olanlar ve çok sayıda yamayı gözden geçirenler hedef alınarak sorulmuş bir soru
• Arşivleme ve etiketleri ele almak için belirli bir iş akışı olup olmadığının sorulması
• Büyük fayda sağlayan araçların hangileri olduğu soruluyor ve mümkünse FOSS araçların tercih edildiği belirtiliyor
• Sieve scriptleri gibi araçların kullanılıp kullanılmadığı somut bir örnek olarak veriliyor

[GN⁺]

Lobste.rs görüşleri

• Sieve’i gerçekten çok seviyorum
  Roundcube için WebUI üzerinden GUI ile Sieve düzenlemeyi sağlayan bir eklenti de var; bu da Sieve dilinin özelliklerini öğrenmek için iyi oluyor ve gerekirse script dosyasını doğrudan da düzenleyebiliyorsunuz
  Genelde sitelere alan adı bazlı e-posta adresleriyle kaydolup kolayca filtreliyorum; örneğin [e-mail] gibi

  if address :localpart :is "to" ["lobsters"]  
  {  
    fileinto "Social";  
    stop;  
  }  
  

  E-posta listeleri kullanmıyorum ama deneyecek olsam muhtemelen her liste için bir gelen kutusu oluşturur, sonra posta istemcisinde bunları ileti dizilerine göre gruplayıp yalnızca okunmamış mesajları gösterecek şekilde ayarlardım
  Spam konusunda, gövdede "my salacious friend" gibi ifadelerin geçip geçmediğine bakan temel bir kural ve info@ gibi genel gelen kutularını reddetmek, 6 yılı aşkın süredir yeterli oldu; yalnızca 6 tane elle yazılmış kuralım var, bu yüzden kişisel kullanım için rspamd gibi makine öğrenimi çözümlerine yatırım yapmak için bir neden görmüyorum

• Arada bir posta istemcisini değiştiriyorum ama birkaç yıldır alma-filtreleme iş akışım neredeyse aynı
  Şu anda, mutt’u uzun süre kullandıktan sonra Gnus’u değerlendiriyorum; mpop ile posta sağlayıcısının sunucusundan e-postaları çekip maildrop aracılığıyla pipe ediyorum, ardından yerel posta dizinimdeki çeşitli maildir klasörlerinden birine kaydediyorum
  Hangi klasöre gideceğini .mailfilter adlı büyük bir script belirliyor; posta listelerini ise çoğunlukla List-Id başlığıyla eşleştiriyorum. Yıllardır listelere aboneyim ve bu RFC2919 başlığını ayarlamayan bir posta listesine hiç rastlamadım
  Kişisel postaları genelde From başlığına göre filtreliyorum; spam’i sağlayıcı zaten çok iyi engellediği için ayrıca bir kuralım yok ve yılda birkaç kez gelen kutusuna düşenleri elle siliyorum
  Bu yöntem klasik procmail tabanlı akışla neredeyse aynı, sadece procmail yerine maildrop kullanıyorum. O zamanlar procmail’in artık bakım görmediğini söyleyen bir yazı okuyup alternatif ararken, Courier MTA’nın bir parçası olsa da tek başına da kullanılabilen maildrop’u seçtim
  maildir tabanlı yerel posta deposunun avantajı, birden fazla hafif posta istemcisini, e-posta terminolojisindeki adıyla MUA’yı, aynı maildir dizin yapısına sorunsuzca bağlayabilmeniz
  Bu kurulumdan çok memnunum ve yıllardır işe yaradığı kanıtlandı. Şu an en çok endişe ettiğim şey, posta sağlayıcılarının yalnızca webmail arayüzünü açık bırakıp POP3 ya da IMAP bile sunmama eğilimi. Şu anki işyerimde bu mücadeleyi zaten kaybettim; şirket içi MS Exchange kullanıyoruz ve postayı okumanın tek yolu webmail, bu da korkunç

  • Şu an bulunduğum üniversitenin kayıtlı kullanıcı sayısı neredeyse 50 bin ama POP3, IMAP veya OAuth tabanlı modern kimlik doğrulama kullanan uygulamaları desteklemiyor
    Webmail, Outlook ya da hiçbir şey. Destek düzeyinden bağımsız olarak başka istemcilere hiç izin vermemeyi bilinçli biçimde seçmiş olmaları, e-posta denen mecraya bir hakaret gibi geliyor
    “Yeterince insan isterse sonunda diğer e-posta istemcilerini de desteklemek zorunda kalırlar” denebilir ama mesele zaten tam olarak bu. Webmail ve Outlook’tan daha iyi yolları kullanabilmelisiniz

• Eskiden kendi posta sunucumu ve IMAP sunucumu işletiyordum, arkadaşlarım da yedek MX barındırıyordu ama sonunda hayatı basitleştirmek için Fastmail’e geçtim
  Postaları Sieve script’leri ve Fastmail’in Sieve kullanan “filters and rules” özelliğiyle düzenliyor, sonra isync/mbsync ile kişisel cihazlarımdaki maildir içine çekiyorum
  Ay sonunda elle düzenleme yapıyorum; az posta alan klasörleri ise 6 ayda bir ya da yılda bir archive/<folder>-YYYYMM olarak arşivliyorum. Arşivleri de yerelde senkronize ediyor ve hepsini yedekliyorum ama patch review için hâlâ iyi bir yöntemim yok

• 2020’ye kadar kendi e-posta sunucumu işletiyordum, sonra sürekli değişen gelen spam hacmi yüzünden pes edip Fastmail’e abone oldum
  Fastmail, iyi tarafından bakarsanız süslenip püslenmiş bir Squirrelmail gibi geliyor. Onların Mail filtering özelliğini kullanarak belirli alıcıları klasörlere yönlendiren filtreler uyguladım
  Sağlayıcıdan bağımsız olarak, herhangi bir posta istemcisine kolayca yüklenebilen basit bir arşiv yapısı kullanıyorum. Her yıl için bir klasör var; yani 2025, 2024, 2023 gibi klasörler ve her birinde kabaca bin kadar e-posta bulunuyor
  Yeni yıl başladığında Archive klasöründeki 2026 postalarını yeni 2026 klasörüne taşıyorum. Posta ararken sadece klasöre bakarak bunun son 1 yıl içinden mi yoksa 8 yıl öncesinden mi olduğunu kestirebildiğim için bulması daha kolay oluyor

• Hem imapfilter hem de imap_tools kullanıyorum

• Postfix → spfpolicyd → https://github.com/fazalmajid/gtldmilter → Procmail sırasını kullanıyorum
  Sieve kullanmam gerektiğini biliyorum. Özel durumlar için https://github.com/Dirac-Software/mailsink gibi özel e-posta işleyicileri de yazdım
  Cal Newport’un dediği gibi yapılandırılmamış e-posta tekrar eden iş akışlarında kullanılmamalı diye düşünüyorum; e-posta tabanlı akışlardan nefret ettiğim için kaçınıyorum. Bu yüzden SourceHut’un hedeflerine büyük ölçüde katılsam da onu değerlendirmedim

• Eskiden procmail kullanıyordum ama Sieve’e geçtim; son birkaç yıldır da notmuch etiketleme script’leri kullanıyorum
  Bu etiketleme işi gerçekten çok güçlendirdi. Bir ileti dizisine geçici etiketler eklerken diğer etiketleri olduğu gibi koruyabiliyor, ne yapmak istediğinize ya da ne aradığınıza göre postayı farklı şekillerde görüntüleyebiliyorsunuz
  Bunu bir de catch-all e-posta alan adıyla birleştirip listelere ve servislere benzersiz adreslerle kaydolunca filtreleme ve etiketleme çok kolaylaşıyor

• Biraz yan soru olacak ama herkes giden posta sunucusu olarak ne kullanıyor, merak ediyorum
  Şu anda DigitalOcean üzerinde kendi posta sunucumu çalıştırıyorum ve DKIM/SPF/DMARC de ayarlı, ama posta teslimi hâlâ biraz kararsız
  Proton Mail gibi bir yere para ödeyip relay olarak kullanmak istiyorum; öneri lazım

  • İlk başta SMTP2GO'nun ücretsiz katmanını kullanmayı düşünmüştüm, ama sonunda klasik Postfix + Dovecot kurulumuna geçtim
    Daha önce burada email setups üzerine bir tartışma olmuştu; belki orada bir iki öneri bulabilirsin
  • Postfix ve Dovecot kullandım, ama 5 yıldan uzun süredir kendi sunucumu işletmediğim için bugünlerde standardın ne olduğunu pek bilmiyorum
    Kendi e-posta sunucumu barındırmaktan tamamen vazgeçmeden hemen önce daha iyi bir deneyim oluşturmak için Roundcube'a bakıyordum, sonra Fastmail'i keşfedip her şeyi bıraktım
  • Bir başka seçenek de DigitalOcean'dan ayrılmak
    Spam gönderenleri engellemek için yeterince çaba göstermedikleri için itibarı kötü. Panix'i seviyorum; varsayılan olarak giden 25 numaralı portu kapatıyorlar ama istersen açıyorlar ve müşterileriysen onların giden posta sunucusunu relay olarak da kullanabiliyorsun. Teslimatta hiç sorun yaşamadım
  • OpenSMTPD, alternatiflere göre yapılandırması çok daha kolay olduğu için kişisel smtpd için iyi bir denge noktası gibi geliyor
    Daha önce de söylendiği gibi, DigitalOcean posta sunucusu için iyi bir tercih değil

• Eskiden List-ID başlığı olan e-postaları kendi klasörlerine koyan basit bir Sieve betiği yazmıştım. Klasör yoksa oluşturuluyor: https://gist.github.com/epilys/bf190ffb0147aa5ab863f7fa886a27da
  Dezavantajı, bazı bültenlerde List-ID değerinin UUID gibi insanlar için okunması zor bir şey olması

• Thunderbird kullanıyorum
  Arşivleme için yerleşik arşiv özelliği yeterli. Bildiğim kadarıyla e-postaları diskte metin dosyaları olarak saklıyor. Arşivleme biçimini yıllık klasörler ya da yıl+ay klasörleri gibi ayarlayabiliyorsun
  Başta öyle yapmıştım ama sonunda arşivin e-posta hesabının klasör yapısını aynen yansıtmasına izin vermeye karar verdim
  Mailing listeler için List-Id başlığı harika. Buna göre postayı belirli bir dizine gönderiyorum. Etiket konusunda Thunderbird tag destekliyor ama kullanmıyorum; hedef klasörler benim için yeterli
  Yamaları e-posta üzerinden çok sık incelemiyorum ama e-posta yaklaşımını birinci sınıf özellik olarak ele alan SourceHut'ı biraz kullanmışlığım var
  Thunderbird'ün kendi istemci tarafı filtreleme sistemi var ve ana cihazım fiilen neredeyse her zaman açık olduğu için bu bana çok uygun. Zamanla alan adına, genelde üst seviye alan adına ya da e-posta listesinin List-Id başlığına göre postayı taşıyan onlarca filtre birikti
  Ancak Thunderbird'de senkronizasyon konusu; arşivler, postalar, ayarlar, filtreler ve neredeyse her şey açısından neredeyse hiç yok
  Üzerinde çalışılıyor ama en son baktığımda, 20 yılı aşkın eski Vahşi Batı usulü mühendisliğin ürünü olan arka uç kod tabanını modernleştirmeye ve birleştirmeye odaklanmışlardı. Her katkıcı SQLite, düz metin, JSON dosyaları, mork veritabanları gibi kendi yöntemini oluşturmuş, yani ancak şans dileyebilirsin :D