Aşırı yük altındaki organizasyonların yaşadığı sorunlar
- Çok fazla iş (tasks) ve bitmek bilmeyen kesintiler (interruptions) nedeniyle, işi tamamlamaktan çok öncelik değiştirmeye zaman harcanır.
- Proje ve teslimatlar gecikir, bunun sonucunda tüm organizasyon panik halinde koşturan bir kısır döngüye girer.
- Pek çok araştırma, “iş yükü fazlalığının” bireysel ve kurumsal performansı olumsuz etkilediğini gösteriyor.
- Aşırı stres → iş yapma kapasitesinde ve öğrenme becerisinde düşüş.
Organizasyon içinde aşırı yükün ortaya çıkma nedenleri ve yanlış kanılar
- Psikoloji ve yönetim araştırmalarına göre insanlar, "mevcut kapasitelerini biraz zorlayan görevler" üzerinde çalıştıklarında en yüksek performansı gösterir.
- Ancak pratikte, insanlara çoğu zaman kapasiteleriyle uyumsuz derecede fazla iş verilir.
- Aşırı yükün nedeni çoğu zaman sadece personel veya bütçe eksikliği sanılır:
- Oysa gerçekte daha önemli neden, iş akışının nasıl tasarlandığıdır.
- Sadece yeni personel eklemek sorunu çözmez, hatta sistemdeki karmaşayı artırabilir.
Aşırı yük durumunun riskleri ve verimsizlikleri
- Aşırı yük oluştuğunda öncelik değiştirme ve görevler arasında geçiş sıklığı artar; bu da üretkenliği düşürür ve hayal kırıklığını artırır.
- Organizasyon içinde “acil öne alma (expediting)” yaklaşımı tekrarlandıkça, toplam iş akışı daha da tıkanır.
- Üretim sahasında (geçmişte imalatta) terk edilmiş yöntemler, bilgi emeğine dayalı çalışma ortamlarında hâlâ yaşamaya devam ediyor.
- İş arkadaşlarına doğrudan ulaşma, başkasının işine araya girme gibi verimsizlik yaratan davranışlar artar.
İş akışını düzenlemenin önemi
- İş tasarımı, hızlı değişimlere yanıt verebilmek için ‘dinamik (dynamic)’ olmalıdır.
- Aşırı yük durumunda sistem yavaşlar ve işlem hızı düşer.
- Otoyol trafik akışı benzetmesi: araçlar (işler) arttıkça toplam üretkenlik ↓, işlem süresi ↑, tıkanıklık oluşur.
- Acil işlerin artması → diğer işlerin de gecikmesi → kısır döngünün sürmesi.
Çözüm yönü ve eylem ilkeleri
- ‘İş akışını düzenleme ilkeleri’ni uygulayın:
- İş durumunu görsel olarak yönetin (visual management).
- Bir işin tamamlanmasına kadar geçen süreyi (cycle time) izleyin.
- Kritik ekip üyelerinde aşırı yük olup olmadığını kontrol edin.
- Kilit nokta, darboğazları (bottleneck) bulmak ve gidermektir:
- Tekrarlayan tıkanma noktaları, test aşamaları gibi alanları yoğun biçimde analiz edin.
- Tam aşırı yük durumunda müşteri → süreç bazında geriye doğru inceleme ve çözüm uygulayın.
- ‘Uygun iş yükü’ için sürekli gözlem ve ayarlama şarttır.
Henüz yorum yok.