Zoom toplantılarında AI not tutucular hızla artıyor, çalışanlar ise toplantıya katılmaktan kaçınıyor

• AI not tutucular giderek yaygınlaşıyor ve gerçek katılımcılardan daha fazla robotun bulunduğu toplantılar gerçeğe dönüşüyor
• Birçok çalışan toplantıya bizzat katılmak yerine kayıt, tutanak ve özet işini AI botlara bırakıyor; bu da zaman kazandırırken aynı zamanda yeni iş görgü kuralları ve gizlilik sorunlarını beraberinde getiriyor
• Başlıca toplantı platformları (Zoom, Teams, Google Meet) AI not alma özelliklerini yerleşik olarak sunuyor; Otter.ai, Fathom gibi çeşitli servisler de AI ajanları üzerinden toplantı yakalamayı destekliyor
• AI not tutucular konuşamasa da gerçek katılımcıların yerine kayıt tutabiliyor; ileride daha gelişmiş “dijital ikiz” AI'ların tamamen vekâleten katılım ve eylem gerçekleştirebilmesi bekleniyor
• Kayıt ve tutanakların sürekli hale gelmesiyle birlikte gizlilik, hukuki riskler, anlam kaybı ve toplantıların öz değerinin yeniden düşünülmesi gibi çeşitli kaygı ve değişimler bir arada yaşanıyor

---

AI not tutucuların günlük hayata yerleşmesi ve değişim

• Bir toplantı katılımcısı, insanlardan daha fazla AI botun bulunduğu bir Zoom toplantısı yaşadığını anlatıyor
  • Bazı AI'lar katılımcılara yardımcı olmak için, bazıları ise gelmeyenlerin yerine vekil katılım için kullanılıyor
  • Kendisi “İnsanlarla konuşmak istiyorum” dese de bazen kendi yerine AI gönderdiğini itiraf ediyor

• Pandemiden sonra uzaktan ve görüntülü toplantılar günlük hayatın parçası haline gelirken kamerayı ve mikrofonu kapatma, vekil katılım gibi toplantı kültürleri de değişmeye devam ediyor
• Zoom, Teams, Google Meet gibi platformlar AI tabanlı kayıt/özet özelliklerini varsayılan olarak sunuyor; Otter.ai gibi çeşitli uygulamalar da AI toplantı ajanı olarak kullanılıyor
• Kısa süre önce ChatGPT de toplantı notu özelliği (record mode) ekledi

AI ile vekil katılımın insan ilişkilerini ve toplumsal normları değiştirmesi

• AI'nın katılımcı yerine deneyimleme ve kayıt görevini üstlenmesi, her şeyin kayıt altına alındığı bir topluma doğru doğal bir evrim olarak görülüyor
• Open Machine CEO'su Allie K. Miller, sürekli kayıt alınan ortamların insan davranışlarını değiştirdiğine dikkat çekiyor
  • “Toplantının son 5 dakikasında AI not tutucuyu kapatın” tavsiyesinde bulunuyor; bu anda insanların daha dürüst olduğu ve asıl tartışmanın o zaman yapıldığı söyleniyor
  • Her sözün her an kaydedilip paylaşılabileceğini sürekli akılda tutmak gerektiğini vurguluyor

• Yalnızca AI not tutucuların katıldığı Zoom toplantıları gibi gerçek insanların olmadığı toplantılar da giderek yaygınlaşıyor
• Avukat Joshua Weaver, AI kayıt araçlarının hukuki riskleri (izinsiz dinleme, veri gizliliği, güvenlik vb.) artırdığına dikkat çekiyor
  • ABD'de çoğu yerde kayıt için tek tarafın onayı yeterli olsa da bazı eyaletler (Kaliforniya gibi) tüm katılımcıların onayını istiyor
  • Bazı not tutucular toplantı katılımcı listesinde görünmeden görünmez biçimde yalnızca sesi toplayabiliyor

Bilgi fazlalığı ve toplantının özüne dair sorgulama

• Birleşik Krallık'tan strateji danışmanı Liz Henderson, AI not tutucuların geride büyük miktarda kayıt bıraktığını ve gizliliği yönetmenin zor olduğunu söylüyor
  • Kendi konuşmalarının kamunun önünde açığa çıkması deneyimini yaşadıktan sonra endişesini dile getiriyor
  • Avrupa veri koruma yasalarına (GDPR) uyum, verilerin silinmesi hakkı gibi konuların da altını çiziyor

• CareYaya CEO'su Neal Shah, toplantı özetlemek ve analiz etmek zorlaşacak kadar çok kayıt biriktiğinde bilginin anlamını yitirdiğini söylüyor

• Çok sayıda AI not tutucunun bulunduğu toplantılar, katılımcıların “ilgisiz” ya da “özensiz” olduğu sinyali olarak algılanabiliyor
  • Bir okul müdürü, “Önemli kararların alınacağı toplantılara herkes bizzat katılıp görüş bildirmeli” diye vurguluyor

• Sonuç olarak bu durum, toplantı düzenleyenlerin gerçekten toplantı gerekip gerekmediğini, yoksa e-posta ya da notun yeterli olup olmayacağını yeniden düşünmesine yol açıyor

[gji0123]

Toplantının özü hakkında bir forum açsak nasıl olur diye düşünüyorum. Forumda etik meseleleri ele alıp, pratik bir yaklaşımı da (bunu bir kriz olarak mı kabul edeceğiz, bir fırsat olarak mı değerlendireceğiz, nasıl kullanacağız) inceleyebiliriz; bilgi güvenliği açısından durumun ne olduğu da merak konusu. Tasarımcılar için referans sunarken gerçek zamanlı entegrasyon mümkün olur da sadece kelimeleri söylemekle o fikir görselleştirilip bir anda toplantı katılımcılarıyla paylaşılabilirse, bu tasarım sektörünün DX/AX alanındaki tamamlanmış hali olmaz mı diye düşünüyorum... Benim kişisel görüşüm bunun olumlu bir gelişme olduğu yönünde, ancak güvenlik açısından buna nasıl hazırlanılacağı çok önemli bir gündem maddesi gibi görünüyor.

[geekj]

Etkileşim gerektirmeyen, tek yönlü bilgi aktarımına dayalı toplantıları hiç yapmamak daha iyi olur gibi görünüyor.

[GN⁺]

Hacker News görüşleri

• Arşiv bağlantısı

• Bu toplantıların bilgi yoğunluğu o kadar düşük ki, AI özetlese bile zamanımın karşılığını hiç vermiyormuş gibi geliyor. Bunun elitizmden çok, alt ve orta kademe yöneticilerin kendi varlık hissini doldurmak için sürekli toplantı açma eğilimiyle ilgili olduğunu düşünüyorum. Sözlü talimat verince otoriteleri daha güçlü hissediliyor, yazılı bırakınca açıkları görünür oluyor diye hoşlanmıyorlar. Bence toplantıların çoğu, zayıf yazma becerisini telafi etmek için var

  • Toplantıların “bilgi yoğunluğu”nun düşük olmasının nedeni, amaçlarının bilgi aktarmak olmaması. Esas mesele ilişki yönetimi. Bu havayı örtük biçimde bile hissedemiyorsan yönetici olman zor. Gerçek tartışma konusu ikincil kalıyor. Hiyerarşiyi yoklamak, sadakati ya da isyan emaresini anlamak, bağı güçlendirmek ya da çatışmayı yatıştırmak için kullanılıyor. Bu yüzden gerçekten iş yapanlar toplantılardan hoşlanmazken kariyer odaklı kişiler seviyor. Abartılı söyledim ama net olsun diye yaptım. Bir de bundan daha kötü durumlar var. Gerçekten canı sıkıldığı için toplantı açan yöneticiler de var. Bunlar toplantıya gitmek için arabaya binmeden önce bile biriyle telefonda “kısa bir güncelleme” yapmaya çalışıyor
  • “Toplantıların çoğu kötü yazı yazıldığı için var” sözü her şeyi açıklamıyor. Bazı insanlar kendilerine doğrudan soru sorulana kadar tek kelime etmiyor. Toplantıda durumları sorulunca ancak “X’te tıkandım” diyorlar; üstelik bazen iki gündür orada takılmış oluyorlar. Neden yardım istemedin diye sorunca da çekindim diyorlar. Toplantılar, böyle insanların konuşmasını sağlayan bir ortam da olabiliyor
  • Eskiden şirket toplantılarının bilgi yoğunluğunun düşük olduğunu düşünürdüm. Ama anaokulunda ilk veli toplantımı yaşayınca fikrim değişti. 2 saat 30 dakika boyunca gereksiz şikayetler, anlamlı bir karar ya da bilgi yok. Şimdi de veli partisi hazırlığı yapıyoruz; aslında kolayca bitecek iş günlerdir Skype, WhatsApp ve gürültüden ibaret
  • Yazılı kayıt bırakmayı iyi yapan yöneticilerle neredeyse hiç bırakmayanlar arasında gerçekten uçurum var. Şaşırtıcı olan, not bile neredeyse hiç bırakmayan insanların varsayılan norm gibi davranabilmesi. Benim deneyimimde bu tip yöneticiler toksik örgütsel davranışla çok yakından ilişkili. Üst yönetimin neden bu tarzı bu kadar sık tolere ettiğini anlayamıyorum
  • Ben de çok işe yaramaz toplantı yaşadım. Neyse ki çoğu iş yerimde bunları ciddi biçimde azaltabildik. Sadece bir yer istisnaydı ve berbattı. Şimdi AI not tutucular yüzünden iyi toplantılar bile faydasız zaman kaybına dönüşüyor. Bu toplantıya bir AI not botu girince insanlar toplantı sırasında aktif şekilde soru sormuyor, asıl sorularını 3 saat sonra geri getiriyor. Herkes “bu toplantı e-postayla da olurdu” demeyi biliyor ama “tersine, üç gün boyunca onlarca gidip gelen e-postayla vakit kaybedeceğimize bunu 30 dakikalık tek toplantıda çözebilirdik” gerçeğini fark eden az. Temel neden, bireylerin kendi işini asenkron hale getirmeye çalışıp geri kalan herkesi de buna uymaya zorlayan kültür

• Yönetimde kesin bu duruma bakıp “çalışanlar toplantılara katılmıyor, boş geziyorlar herhalde (Mario Kart falan oynuyorlardır)” diye düşünenler vardır. Oysa gerçekte insanlar hem toplantı katılımı üzerinden değerlendiriliyor hem de toplantı saati de ellerinden alınınca saçma takvimlere yetişmek zorunda kalıyor. Sonuçta gerçekten önemli işi yapacak zamanı açmaya çalışıyorlar ama aynı anda hem toplantıya katılma hem de teslim tarihini tutturma beklentisi oluşuyor

  • Yöneticiler de bu çelişkiyi bizzat yaşadığı için, kötü yönetilen toplantıların çokluğu konusunda büyük ölçüde hemfikir olur diye düşünüyorum. Ama toplantıya katılmayan mühendisler bir ay sonra gelip “önemli ürün kararı nasıl alındı?” diye sorunca, “çünkü toplantıya gelmedin” demek de zor bir durum yaratıyor
  • Toplantı odasında birçok kişinin sadece laptop ekranına baktığını ve toplantı boyunca neredeyse hiç konuşmadığını sık sık görüyorum. Fiilen herkes kendi işini yaparken sadece göz teması kurulmuş oluyor. Ne kadar etkili bilmiyorum. Artık umursamıyorum. Ofisteysem %100 çalışıyor gibi yapıp aslında tatil planı bakıyorum. Evden çalıştığım günlerde mutfakta yemek hazırlarken laptop açık duruyor. Hayat israfı hissi
  • Tanıdığım üst düzey liderler aslında daha çok sonuç odaklı ve toplantı katılım oranını zorlamanın orta kademe yöneticilerin performans gösterisi olduğunu biliyor. Sonuç geldiği sürece çalışan da yönetici de kazanıyor diye bakıyorlar
  • Bunun, toplantıların katılımcılara gerçekten ne değer kattığının çok daha sık sorgulanması gereken bir durum olduğuna işaret ettiğini düşünüyorum. Gerçekten de organizatörün gereksiz yere süreyi doldurmak için sohbet edip zamanı uzattığını sık sık görüyorum. Sadece takvimi doldurmak isteyenler de var
  • Ofise fiziksel gelme takıntısına saplanmış yönetici ya da liderler, bu tür toplantılara saplananlarla aynı tip insanlar

• Şirketimiz mülakatlarda da AI not tutucu kullanmaya başladı. Açıkçası pek güvenmedim ama kullanmak zorunda kaldım. Beni şaşırtan şey, aşırı fazla şey kaydetmesi oldu. Yüzlerce madde işareti çıkıyor ve sonunda bunları baştan sona yeniden okumak daha yorucu. Üstelik adayın aksanı ya da ses sorunları nedeniyle yanlış kaydedilen şeyler de çok. Esasen kayıt alma işi ortadan kalktı ama kendi izlenimlerimi düzenlemek için yine dönüp kendim yazmam gerekiyor. Pratikte neredeyse hiç değerini hissetmedim. Sadece işe yaramayan bir yenilik hissi kaldı

  • İnsanın yaptığı işi taklit ediyor ama makine gibi gereksiz tekrarlarla uzatıp duruyor hissi veriyor. Gereksizi eleyip özünü çıkaran o insani sezgi yok

• Burada herkes “yazmak > konuşmak” diyor ama önemli gerçek şu: nüfusun %80’inden fazlası, muhtemelen birçok yazılım mühendisi de dahil, okumaktan ve yazmaktan gerçekten nefret ediyor. Okumayı ödev gibi görüyorlar; üniversitedeyken son kitaplarını bile özetten okuyan çok kişi vardı. Yazmayı da bir iletişim aracı değil, sadece doldurulacak kelime sayısı gibi görüyorlar. Cümlelerin dizilişine bakınca içeriğe aldırmadan sadece bitmesini bekliyorlar. Gerçek bu. O yüzden chatGPT madde işaretli özet vermek üzere eğitiliyor, insanlar da PowerPoint’e takıntı geliştiriyor. Tek paragraf görünce bile gözleri korkan çok insan var. Mesele şu ki bunlar bizim çalışma arkadaşlarımız ve sonunda iletişim biçimini buna göre ayarlamak zorundayız

  • Biraz daha cömert bakarsak, insanlar yazmayı ve okumayı sevmediği için değil; şirketlerde bunların zaten aşırıya kaçmış olmasından dolayı böyle olabilir. E-postalar, toplantı notları, sunumlar, bitmeyen mesajlar, bir de kod ve çeşitli dokümanlar var. Herkes bıkmış ve sıkılmış durumda. O yüzden yazının daha öz ve daha çok düşündüren hale getirilmesi gerektiğini de düşünebiliriz. AI’nın bu yönde katkı sunabileceğine dair bir umut var
  • Yazmak, düşünceyi düzenlemek ve onu doğrusal bir yapıya zorlamak açısından faydalı; konuşmak ise daha az işlenmiş fikirleri serbestçe keşfetmeye yarıyor. İkisi de iş birliğinde farklı ama gerekli roller oynuyor. Ben de bağlamı olmayan ve sadece katılımcı doldurmak için yapılan işe yaramaz toplantılarda çok uyukladım. AI özetleri de muhtemelen benzer olur. Faydasız toplantılarda iki taraf da işe yaramaz
  • Benim için asıl ödev dinlemek ve konuşmak. Çoğu insan da bunları iyi yapamıyor. Okuma, yazma, dinleme ve konuşmanın her birinin işe yaradığı bağlamlar olduğunu düşünüyorum. Nasıl okumaktan hoşlanmayan insanlar sadece bitsin diye bekliyorsa, dinlemek istemeyen insanlar da konuşmada ilgileniyormuş gibi yapar ve geriye hiçbir şey kalmaz. Yazının avantajı, istenince tekrar dönüp bakılabilmesi. Kulaktan kulağa oyunundaki gibi anlamın bozulma ihtimali de daha düşük
  • Yazmanın konuşmaktan daha iyi olduğu fikrine katılıyorum ama benim istediğim şekilde. Toplantı notlarını kendim tutmam çok daha iyi. İsimleri ya da anahtar kelimeleri yanlış yazdıran AI’ya kıyasla, en azından kendi hatamın sorumluluğunu alabilirim. Birden fazla kişinin dokümanı etiketleyerek gerçek zamanlı kayıt tutması, toplantıdaki iş birliğini, bağlamı ve havayı da daha iyi koruyor. AI tekrar eden işlerde güçlü olabilir ama benim için not tutmak o kadar sıkıcı bir iş değil

• Benim deneyimimde toplantıların çoğu aslında birer “sunum”. Sanki videoyu sonradan izlemek yerine illa canlı yayında izlemeye zorlanıyormuşuz gibi. Esasında içerik en baştan asenkron şekilde daha sonra da tüketilebilecek bilgi ama alışkanlık yüzünden herkes çağrılıyor, alkışlayıp tepki vermesi bekleniyor

  • Kurduğum önceki şirkette gerçekten gerekli olan az sayıdaki kişiyi toplantıya davet etmeye çalışırdık. Ama davet gidince başka insanlar “beni niye dahil etmediniz?” diye alınıyor, sonunda 4 kişilik toplantı 15 kişiye çıkıyordu. Çoğunun konuyla pek ilgisi olmuyor ya da tartışma daha çok erken aşamada oluyordu, yani gereksizlerdi; ama çağrılmazlarsa alınıyor, geldiklerinde de toplantıların çok olduğundan şikayet ediyorlardı. Çok bunaltıcıydı
  • Bu sadece alışkanlık değil; herkesin “aynı bilgiyi aldı” diye ortak bir zemin oluşturması ve uzlaşı üretmesi de motivasyonlardan biri
  • Gazetecinin örnekte anlattığı gibi sorun sadece sunumlar değil. Hatta bazı mülakatlarda insanlar kendileri hiç gelmeyip sadece AI not tutucuyu gönderiyor. İptal etseler daha iyi; gerçekten anlaşılmaz. Genel olarak insanların, işe yaramaz toplantıları, dikkat etmeyen insanları ve çoklu görev yaparak fiilen içerik üretmeyen katılımcıları daha sık eleştirmesi gerekiyor. Ben kolaylaştırıcı olsam, dikkat dağınıklığı ya da düşük katılım görünce dürüstçe bunun değerli olup olmadığını sorarım; değilse hemen durdurur, daha iyi bir gündeme, asenkron akışa ya da hiç yapmamaya çeviririm. Değer üretmiyorsa zaman harcamam
  • Bir VP’nin yöneticilere prova sunumu yaptığını bizzat gördüm. “Bütün metrikler yeşil” diye sunum yaptı, ertesi gün ise işten çıkarmalar ve yeniden yapılanma açıklandı
  • Stand-up toplantılar da sonuçta sırayla herkesin bir şey söyleyip yapacağı işi anlattığı, tartışmasız mini sunumlar oluyor. Durum güncellemelerini Slack’te asenkron paylaşan ya da gerekince sadece ilgili kişiler arasında konuşan ekiplerin memnuniyeti çok daha yüksek

• Gerçekten kötü toplantının tipik belirtisi, bilgi aktarımının bizzat toplantının amacı haline gelmesidir. Oysa bilgiyi önceden paylaşmalı, toplantıyı sadece iş birliği ve problem çözme için kullanmalısın; böylece zaman kazanılır ve AI nota da gerek kalmaz. Benim ilkem “gündem yoksa katılım da yok” (no agenda, no attenda). Uzaktan çalışma çağında gerçekten gündemi bile olmayan, peş peşe uzun toplantılar aşırı sık hale geldi ve verimsizliğin zirvesine çıktı

  • Bu ilkeyi (no agenda, no attenda) 3 yıldır uyguluyorum. Bazıları bunu düşmanca algılıyor ama gerçekten uygularsan, kaç toplantı olursa olsun kalitenin belirgin biçimde yükseldiğini görüyorsun. Gerçekten iyi çalışan ekipler 1 saati doldurmak için uğraşmıyor; tamamen içeriğe odaklanıyor, bitince de ana notları hemen özetliyor. Verimlilik üst düzey
  • Böyle arka arkaya büyük toplantılar, amaçsız ve plansız zaman kaybı; bunlar 20 yıl önce ofis çağında da çok yaygındı
  • no agenda, no attenda ifadesi gerçekten harika
  • Bu düşük kaliteli toplantılar aslında eski yüz yüze dönemde bugünkünden de daha kötüydü

• Tam bir kabus. Bütün hafta tanımı bile belirsiz toplantılar, herkes kendi konumunu koruma derdinde. Şimdi bir de toplantıya bile katılmadan AI özetine bırakıyorlar. Gerçek prompt herhalde şuna benzer olurdu: “Beni etkiliyorsa haber ver, benim bir şey yapmam kendi pozisyonumu korumaya yardımcı olacaksa söyle.” Benim kuralım net. Toplantı karar almak içindir ve sadece ilgili karar vericiler katılır. Gündem ve ana noktalar önceden paylaşılır, zaman sadece karara harcanır. 10 dakika sürüyorsa toplantı da 10 dakikadır. Muhabbet, sosyalleşme, sunum, raporlama, beyin fırtınası gibi şeyler ayrı ve açık etiketlerle yürütülür. Etkinliklerin ve katılımın da net bir gerekçesi olmalı. Bu kurallar iyi çalışıyor. Gereksiz e-posta CC’leri de kökten yasak; birinden talep ya da yanıt beklenmiyorsa CC yok, insanların bölünmeden çalışma zamanı korunuyor. Ama böyle ilkeleri uygulamayı engelleyen beceriksiz yönetim katmanı varsa durum iç karartıcı

• Bu bana Real Genius filmini hatırlattı. Öğrenciler sınıfa sadece teypler bırakıyor, sonra profesör bile sadece kayıtlı dersi açıyor. O efsane sahnenin YouTube videosu

• Son dönemde AI not alma araçlarını ciddi biçimde kullanmaya başladım ve kişisel olarak gerçekten faydalı buluyorum. Sadece hesap oluşturunca robot toplantıya otomatik katılıyor ve gerçekten neredeyse her şeyi kaydediyor. Farklı arka planlardan ve aksanlardan gelen insanların olduğu toplantılarda özellikle çok işe yarıyor. Sayesinde binlerce kez kurtuldum gibi hissediyorum. Sadece özetleri ya da toplantının tam kaydını görmek bile, doğrudan katılmaktan çok daha verimli oluyor